Qu’est-ce que l’archivage électronique

L’archivage électronique est l’archivage qui conserve les documents et les informations de façon dématérialisée. Il peut s’agir d’email, de fichiers bureautiques, de bases de données, mais aussi et surtout de dossiers papiers, physique qu’il faut alors numériser.

Les documents archivés numériquement peuvent être finalisés et non modifiables. Mais l’archive numérique peut également être composée de documents modifiables. L’archivage électronique ne consiste donc pas simplement à stocker les documents mais doit permettre la consultation et la modification des informations pour en faire un outil de travail quotidien.

L’objectif de l’archivage électronique est bien de réduire son espace d’archives en conservant l’accès rapide à des informations fiables.

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L’archivage numérique doit préserver la vocation probatoire des documents

Pour préserver la vocation probatoire des documents archivés, l’archivage numérique doit s’assurer de 5 éléments :

  • La pérennité des informations: cela signifie que les documents doivent rester lisible pendant toute la durée de leur conservation sans être altéré.
  • L’intégrité des données: il faut pouvoir prouver que les documents n’ont pas été modifiés. Il faut donc mettre en place le calcul d’empreinte, l’horodatage et la journalisation des opérations réalisés.
  • La confidentialité: les documents doivent bien sûr rester confidentiels et n’être accessibles qu’aux personnes habilitées
  • La disponibilité: les documents doivent être accessibles et exploitables par les utilisateurs. Il faut que les informations doivent être classés et faciles à retrouver.
  • La réversibilité: l’entreprise doit pouvoir récupérer l’ensemble de ses documents.

Pourquoi archiver numériquement ?

La numérisation offre de nombreux avantages :

  • Economique : l’archivage électronique coûte moins cher que le stockage de dossiers papiers. C’est également une économie d’espace. L’accès aux informations est simplifié pour une meilleure performance lors de la recherche et la consultation de documents. Ces documents sont par ailleurs accessibles partout.
  • Sécurité : L’accès aux informations est sécurisé. Seules les personnes habilitées peuvent accéder aux documents. Mais l’archivage électronique assure également la sauvegarde des documents en cas d’incident (incendie)

L’archivage électronique vous permet de dématérialiser vos documents et vos processus.

Quels sont les types d’archivage électronique

Derrière l’archivage électronique se trouve toute la gestion de vos documents. La démarche de dématérialisation permet de numériser ses archives mais également d’améliorer les processus : gestion des factures, fiche de paie, contractualisation en ligne.

Plusieurs outils sont mis à la disposition des entreprises, mais les différences entre ces solutions sont souvent mal perçues

Le Système d’Archivage Electronique : SAE

Le SAE est plus qu’un système de stockage. Il permet la conservation, la consultation et la restitution des documents électroniques, garantissant leur authenticité, leur intégrité et leur pérennité.

La Gestion Electronique de Documents : GED

La GED a pour objectif de gérer les archives mais n’assure pas l’authenticité ni la pérennité. La Gestion Electronique de Documents améliore l’échange et l’utilisation des documents dans l’entreprise.

Consulter un spécialiste de l’archivage électronique

Pro Archives Systèmes est spécialiste de l’archivage de documents depuis 1986. L’évolution des technologies et des besoins des entreprises à pousser très tôt vers l’archivage numérique.

Pro Archives Systèmes propose de nombreuses solutions de numérisation et d’archivage électronique : coffre-fort numérique, signature électronique, dématérialisation des factures, GED.

Une solution d’archivage mixte (papier / numérique) accompagne les entreprises dans leur transformation digitale.

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