Approche conseil, les pôles de compétences

PRO ARCHIVES SYSTEMES, à travers ses équipes de consultants internes ou par l’intermédiaire de partenaires, réunit l’ensemble des compétences nécessaires à la conduite d’un projet numérique d’envergure. Nos experts en archivage numérique possèdent différentes compétences.

Experts métiers :

  • Banque, assurance
  • Administration
  • Commerce et services
  • Santé

Experts techniques :

  • Archivage physique (archives inertes, archives actives)
  • Numérisation (flux entrants, reprise de fonds, patrimoine)
  • Archivage électronique (coffre-fort électronique communiquant, GED)
  • Dématérialisation des processus (souscription en ligne, factures clients, flux RH)
  • Solutions logicielles (API, Web service, Medona, IHM, Portail)

Notre approche a toujours pour objectif de concevoir un processus harmonisé entre la gestion électronique et physique des documents.

Une gamme complète de solutions digitales

PRO ARCHIVES SYSTEMES présente une gamme complète de solutions numériques pour :

  • Consulter et partager vos documents en temps réel
  • Simplifier et fiabiliser votre organisation (processus métiers)
  • Sécuriser votre archivage stratégique
  • Respecter les exigences règlementaires
  • Gagner en productivité

La gamme de solutions digitales PRO ARCHIVES SYSTEMES (cliquez ici pour agrandir) :

WiDO@PAIE : Digitalisation des bulletins de paie

Répondez à une obligation légale, apportez un service à vos salariés et gagnez du temps pour optimiser vos bulletins de paie.

WIDO@PAIE est une solution :

  • D’archivage de bulletins de paie
  • Conforme aux décrets du 30 mai et 5 octobre 2017
  • Dédiée aux bulletins de salaire
  • Accessible en mode SaaS
  • Garantissant l’archivage pour 50 ans (au 75 ans du salarié)
  • Sécurisant le contenu de chaque Coffre Salarié
  • Compatible en cas de changement d’employeur

 

Le cadre réglementaire :

L’entreprise peut déployer la dématérialisation des bulletins de paie dans l’entreprise et DOIT :

  • Informer ses employés un mois avant
  • Laisser le choix à ses employés d’adhérer ou non à tout moment et de récupérer ses bulletins de paie archivés
  • Fournir un mode de conservation sécurisée sur le long terme :
    • Coffre-fort électronique pour l’archivage probant
    • Durée : 50 ans jusqu’au 75 ans de l’employé
    • Opérateur d’archivage connecté au compte personnel d’activité

 

Quels sont les avantages pour l’Employeur ?

PRODUCTIVITÉ :

  • Compatible avec tout type de Système d’Information RH
  • Plateforme SaaS de pilotage (statistiques d’utilisation)
  • Gain de temps (impression des bulletins, mise sous pli…)
  • Baisse du coût de revient pour l’employeur, que l’organisation actuelle soit internalisée ou externalisée

CONFIANCE :

  • Contrôle de la distribution
  • Pérennité (durée d’archivage 50 ans jusqu’aux 75 ans du salarié)
  • Accompagnement au changement par des experts

CONFORMITÉ :

  • Conformité à la loi travail
  • Traçabilité et journal de preuves
  • Service coffre-fort numérique conforme à la loi et aux obligations effectives au 1er janvier 2019

ÉVOLUTIF :

  • Personnalisable
  • Multi-instances pour gérer divers N° SIREN
  • Évolutive : services en mode SaaS
  • Reporting des consommations

Quels sont les avantages pour le Salarié ?

MODERNITÉ :

  • Service innovant
  • Écoresponsable
  • SaaS (accès simplifié)

SÉCURITÉ :

  • Sécurisé pour la protection des données personnelles
  • Coffre-fort électronique NF
  • Archivage probant (NF Z42-020)
  • Hébergement cloud en France ISO 27001

LIBERTÉ :

  • Choix d’une Distribution des bulletins électroniques / ou papier
  • Utilisation pour des documents personnels

DISPONIBILITÉ :

  • Consultation 24/7
  • Compatible smartphone et tablette
  • Support utilisateur illimité
  • Une ligne téléphonique dédiée

La présentation de WiDO@PAIE est intuitive, complète et ergonomique.

Cliquez sur les images pour voir les principaux écrans :

Recherche d’un bulletin de paie par date

Affichage du bulletin de paie 

Interface statistique pour l’Employeur

WiDO@FACT : Traitement des factures fournisseurs

Rares sont les solutions qui permettent de réduire les coûts par 3 (voire plus), par rapport à une gestion papier !

PRO ARCHIVES SYSTEMES a investi dans plusieurs centres de numérisation spécialisés dans le traitement des facture fournisseurs. Notre expérience se chiffre en plusieurs dizaines de millions de factures par an !

La solution de dématérialisation des factures fournisseurs de PRO ARCHIVES SYSTEMES est construite spécifiquement pour les clients souhaitant externaliser le traitement de leurs factures fournisseurs.

La plateforme de dématérialisation permet un traitement multicanal par papier ou par mail.

La solution de traitement externalisée comprend :

  • La réception des factures, leur préparation et numérisation
  • L’extraction des données de factures afin d’éviter les saisies manuelles
  • La validation des factures automatique ou personnalisée
  • Workflow multi valideurs (adapté à votre processus de validation)
  • Une intégration compatible avec tous les environnements comptables.

Vous souhaitez en savoir plus sur la réglementation ?

Selon l’article 289-V du Code Général des Impôts, les factures peuvent, sous réserve de l’acceptation du destinataire, être transmises par voie électronique dès lors que l’authenticité de leur origine et l’intégrité de leur contenu sont garanties au moyen d’une signature électronique. Les factures ainsi transmises tiennent lieu de facture d’origine.

 

Voici une présentation synthétique du processus de traitement des factures fournisseurs par PRO ARCHIVES SYSTEMES :

Les atouts de la solution sont nombreux, et se déclinent en termes de coûts directs, de productivité, de délais et de risques et qualité :

COÛTS :

  • Diminution des coûts directs : impression, frais postaux, archivage, …
  • Permet un meilleur respect des délais de règlement, limite le paiement d’agios et facilite la prise d’escompte.
  • Meilleur respect des délais de traitements définis

PRODUCTIVITÉ :

  • Diminuer les tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur son cœur de métier
  • Suppression des erreurs de saisie
  • Processus de validation plus efficace et adaptable à vos impératifs

DÉLAIS :

  • Gagner en flexibilité en s’affranchissant des variations d’activité
  • Garantir l’efficacité du traitement de ses factures fournisseurs (SLA)
  • Gérer les pics d’activité

RISQUES & QUALITÉ :

  • Meilleure traçabilité des factures
  • Plus de factures papier égarées
  • Évolution progressive du papier vers l’électronique
  • Conservation garantie

WiDO@SIGN : Contractualisation en ligne

WiDO@SIGN est un service de consentement digital entre les Parties pour garantir vos engagements contractuels (contrat, convention, devis, document juridique, …). L’identité d’un signataire repose sur un demandeur qui fournit à WiDO@SIGN les éléments d’identification : nom, prénom, e-mail et numéro de téléphone portable.

3 étapes pour faire signer :

  • Personnaliser la demande (ajout d’un message)
  • Ajouter les destinataires (ainsi que leur rôle)
  • Positionner les signatures (envoyer)

 

3 étapes pour signer :

  • Accéder au document
  • Lire le document
  • Signer le document (via le code de signature)

 

Quels sont les bénéfices de WiDO@SIGN ?

COÛTS :

  • Diminution des coûts directs : impression, frais postaux, archivage
  • Temps masqué liés aux relances
  • Diminution des risques (ex : signature du contrat de travail avant le 1er jour travaillé)

PRODUCTIVITÉ :

  • Diminuer les tâches à faible valeur ajoutée pour se concentrer sur son cœur de métier
  • Suppression des erreurs de saisies (données clients)
  • Accélération commerciale (augmentation des ventes)

DÉLAIS :

  • Gagner en flexibilité en réduisant les délais d’acheminement
  • Garantir l’efficacité avec les relances automatiques

RISQUES & QUALITÉ :

  • Meilleure traçabilité des documents
  • Évolution progressive du papier vers l’électronique

Solutions Logicielles

Notre gamme est composée de trois solutions qui s’adaptent parfaitement à tous types de besoins en matière de gestion documentaire :

  • WiDOGED : Logiciels de GED (Gestion Électronique de Documents) :

Logiciel permettant de gérer vos documents actifs, simplifier l’accès à l’information, favoriser les échanges à distance et optimiser la gestion des processus métiers.

  • WiDOCOFFRE : Coffre-fort électronique communicant normé NF Z40-020 : Espace d’échange et d’archivage sécurisé, garantissant l’intégrité et la traçabilité des documents électroniques intégrés.
  • WIDOSAE : Système d’Archivage Électronique

Les documents hébergés dans WiDOCOFFRE ont vocation probatoire au même titre qu’un original papier.

Option Coffre-fort électronique communicant HADS (Hébergeur Agréé de Données de Santé) : Offre de stockage répondant aux règlementations d’hébergement des données de santé. Elle permet l’hébergement de tous types de fichiers et de formats, en respectant les règles normatives du domaine médical.

Un service d'hébergement 100% français

Notre service d’hébergement garantit l’archivage de vos données dans un Cloud 100% français, qui s’appuie sur les infrastructures de l’hébergeur Euris.

  • Hébergement multi sites entièrement redondé dans deux centres serveur
  • Centres de serveur de niveau Tier 3+, certifiés ISO 27001
  • Un service de support disponible en 24/7
  • Infogérance Système et réseaux de la plateforme d’hébergement
  • Accès clients sécurisé : cryptage SSL, VPN, LS

WiDOCOFFRE : Coffre-fort Électronique Communicant

Pour garantir l’intégrité des documents numériques hébergés dans la durée, WiDOCOFFRE propose les fonctionnalités suivantes :

  • Plusieurs modes d’authentification en fonction des besoins et des niveaux de sécurité demandés
  • Le dépôt d’archives avec contrôle d’intégrité en ligne
  • L’horodatage des dépôts acceptés
  • La production d’un compte-rendu avec l’empreinte du dépôt
  • Le séquestre et la notarisation des échanges dans un espace de confiance sécurisé
  • La consignation à valeur probante pour l’archivage de longue durée (pour les documents natifs uniquement)
  • La journalisation à valeur probante de toutes les actions effectuées dans le coffre
  • La faculté d’effectuer des vérifications sur les documents archivés
  • La gestion des accès des utilisateurs (5 profils sont disponibles par défaut)

 

Caractéristiques de WiDOCOFFRE :

SÉCURITÉ :

  • Chiffrement des échanges
  • Confidentialité des données archivées
  • Traçabilité de toutes les actions effectuées sur le coffre-fort

CONFORMITÉ :

  • Conforme à la norme NF Z42-020 (valeur probante)
  • Label coffre-fort électronique FNTC (portabilité)
  • Labellisé CNIL

SIMPLICITÉ :

  • Interface utilisateur simple et responsive
  • Plan de classement entièrement personnalisable
  • Administration et gestion des droits utilisateurs unifiée

ADAPTABILITÉ :

  • Possibilité de communiquer avec les coffres-forts via API
  • Interface facilement personnalisable (logo, couleurs, …)
  • Créez vos partitions et coffres-forts selon vos besoins.

 

Découvrez l’interface de WIDOCOFFRE en cliquant sur l’image

Hébergement, GED, SAE, Coffre-fort

Archivage électronique serveur

Notre gamme est composée de quatre solutions qui s’adaptent parfaitement à tous types de besoins  :

  • Hébergement de données sécurisées : Offre accessible depuis notre espace clients en HTTPS.
  • Logiciels de GED (Gestion Électronique de Documents) : Offre d’une gamme de logiciels permettant de simplifier l’accès à l’information, favoriser les échanges à distance et optimiser la gestion des processus métiers.
  • Coffre-fort électronique communicant : Offre de stockage de données répondant aux exigences techniques et légales de vos documents. Option à valeur probatoire pour sécuriser vos documents contractuels.
  • Coffre-fort électronique communicant HADS (Hébergeur Agréé de Données de Santé) : Offre unique de stockage de données de Santé répondant aux besoins des établissements médicaux. Elle permet l’hébergement de tous types de fichiers et de formats, en respectant les règles normatives du domaine médical.

La consultation de vos fichiers est réalisable par une interface web unique et intuitive. Celle-ci est optimisée pour une connexion sécurisée (HTTPS) depuis n’importe quel terminal connecté à Internet. L’accès à vos données est garanti pendant toute la durée de conservation de vos documents pour un service d’archivage numérique optimal.

De plus, de par la complémentarité de nos métiers, nous pouvons assurer simultanément l’archivage électronique et physique de vos archives, leur apportant ainsi un complément de sécurité. Pro Archives Systèmes, votre expert archivage numérique !

La solution PRO ARCHIVES SYSTEMES

Un service d'hébergement 100% français

Notre service d’hébergement garantit l’archivage de vos données dans un Cloud 100% français, qui s’appuie sur les infrastructures de l’hébergeur Euris.

  • Hébergement multi sites entièrement redondé dans deux centres serveur
  • Centres de serveur de niveau Tier 3+, certifiés ISO 27001
  • Un service de support disponible en 24/7
  • Infogérance Système et réseaux de la plateforme d’hébergement
  • Accès clients sécurisé : cryptage SSL, VPN, LS

Archivage électronique cloud

De plus, en nous appuyant sur les infrastructures de ce partenaire, nous bénéficions de l’agrément HADS, qui nous permet d’héberger des données de santé en toute sécurité.

WIDOGED : Gestion Electronique de Documents

PRO ARCHIVES SYSTEMES développe une solution logicielle facilitant l’accès aux documents et simplifiant la gestion de processus de validation.

Nous nous entourons de partenaires spécialisés, faisant référence sur le marché des logiciels de GED et sommes en mesure de proposer une gamme adaptée à tous les besoins et tous les budgets.

La fonction standard d’une GED permet de consulter en temps réel et partager des documents actifs de votre établissement. Dans des versions complètes, les logiciels gèrent des processus de validation (ex : validation des factures fournisseurs, fiches de frais,…). Ils peuvent être interconnectés avec vos applications métiers.

PRO ARCHIVES SYSTEMES propose une interface GED innovante permettant d’accéder aux documents physiques et numériques via un seul portail sécurisé (HTTPS).

Coffre-fort numérique

Nous proposons le coffre-fort numérique développé par Cecurity, un des leaders français. Ce coffre-fort permet d’archiver tous types de documents et apporte les fonctionnalités suivantes :

  • le dépôt d’archives avec contrôle d’intégrité en ligne
  • l’horodatage des dépôts acceptés
  • la production d’un compte-rendu avec l’empreinte du dépôt
  • le séquestre et la notarisation des échanges dans un espace de confiance sécurisé
  • la consignation à valeur probante pour l’archivage de longue durée (pour les documents natifs uniquement)
  • la journalisation à valeur probante de toutes les actions effectuées dans le coffre
  • la faculté d’effectuer des vérifications sur les documents archivés
  • la gestion des accès des utilisateurs (5 profils sont disponibles par défaut)

 

Notre système de coffre-fort électronique permet plusieurs modes d’authentification en fonction des besoins et des niveaux de sécurité demandés.

  • Authentification par login/ mot de passe : la sécurité est régie par le niveau de complexité du mot de passe créé par l’utilisateur.
  • Authentification par certificat : la connexion par certificat permet un niveau de sécurité plus élevé que par mot de passe, et donc garantit l’identité de la personne qui se connecte sur la page de service dédiée à l’authentification.
  • Authentification par SSO SAML : Ce mode de connexion permet à un utilisateur qui s’est déjà authentifié à son annuaire d’entreprise, d’accéder au service du coffre-fort en partant d’un portail de l’entreprise.

Solutions d'archivage électronique spécifiques

Nos solutions sont évolutives, adaptables aux exigences liées aux enjeux de vos documents, dans un budget maîtrisé.

Nous proposons également des applications complémentaires d’archivage électronique :

Ainsi que des applicatifs métier :

  • Santé
  • Administrateurs de Biens
  • Notaires

Le numérique étant en évolution constante, nos Experts restent continuellement en veille afin de faire évoluer notre gamme de solutions et ainsi répondre à des exigences spécifiques.

A ce titre, nous avons développé le concept ArcHybrid que nous vous invitons à découvrir.

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