Qu’est-ce que l’archivage numérique
L’archivage numérique consiste à conserver les données sous forme électronique. Tous les types de documents sont concernés : email, dossiers papiers, contrats, factures, plans, données de santé…
Mais l’archivage numérique permet aussi de consulter et modifier les informations. Il s’agit d’un outil de travail plus qu’une solution de stockage de documents pour améliorer les processus : signature électronique, gestion de la paie et des factures…
Pourquoi numériser ses documents ?
Stocker ses documents de façon numérique présente de nombreux avantages :
- L’archivage numérique est moins couteux que l’archivage physique : il nécessite moins d’espace, aucune salle dédiée à la conservation des archives et aucun personnel pour gérer ces archives.
- La recherche de documents est plus performante via des solutions de dématérialisation. Des logiciels vous accompagnent dans la recherche. Et vos documents sont accessibles partout, à tout instant.
- Plus de risque de dégâts lié au temps, aux conditions météorologiques ou aux conditions de conservation des archives. Les documents restent toujours lisibles et utilisables. Attention néanmoins à sécuriser les données contre les cyberattaques.
Archivage numérique pour les entreprises
Pour les entreprises, numériser ses documents pour les archiver revêt un enjeu d’importance. Outre les gains de performance et économique, l’entreprise doit respecter la législation en matière de conservation de ses données d’entreprise.
Ne pas être en mesure de présenter les documents à l’administration fiscale s’ils sont demandés est punissable de lourdes amendes.
Comment faire de l’archivage numérique
Si l’archivage électronique des documents est intéressant pour vos performances et le budget de l’entreprise, il faut néanmoins prendre garde à conserver la valeur probante des documents conservés.
Les 5 clés de l’archivage numérique
- Pérennité : les documents doivent rester lisibles sans altération durant toute la durée de conservation.
- Confidentialité : les documents ne doivent être accessibles qu’aux personnes concernées.
- Réversibilité : les documents doivent pouvoir être récupérés à tout moment par l’entreprise.
- Disponibilité : les documents doivent pouvoir être récupérés à tout moment par les utilisateurs en vue d’être utilisés.
- Intégrité : les documents ne doivent pas pouvoir être modifié dans le temps et l’entreprise doit être en mesure de le prouver. Des systèmes d’horodatage et de journalisation doivent donc être mis en place.
Les solutions d’archivage numérique
Pour archiver vos documents numériquement, il existe deux types de solutions :
– Les SAE (Systèmes d’Archivage Electronique) : plus qu’un système d’archivage, le SAE permet la conservation, la consultation et la restitution des documents numériques.
– La GED (Gestion Electronique de Documents) : elle gère les documents et les archives mais n’assure pas leur authenticité ni leur pérennité.
Choisissez un spécialiste de l’archivage numérique
Depuis près de 40 ans, AGS Records Management est spécialisé dans l’archivage de documents pour les entreprises. L’archivage numérique est une partie essentielle de notre offre.
AGS Records Management propose ainsi des solutions de numérisation et de dématérialisation. Une solution d’archivage hybride accompagne également les entreprises dans leur digitalisation.