C’est quoi l’archivage physique

L’archivage consiste à conserver les archives d’une personne ou d’une entreprise.

Mais c’est quoi une archive ?

La loi du 3 janvier 1979 défini les archives comme « l’ensemble des documents, quelle que soit leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité ».

On distingue 3 types d’archives physiques :

L’archivage physique consiste donc à conserver les documents sous forme solide, papier, en opposition à l’archivage électronique qui consiste à les dématérialiser sur un support numérique.

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Pourquoi externaliser ses archives

La loi oblige les entreprises (et les particuliers) à conserver certains documents pour une durée fixe : documents comptables, fiscaux, patrimoniaux, RH, données de santé, etc. L’incapacité à retrouver l’un de ces documents si l’administration le demande est soumise à sanction financière.

Mais l’archivage est également un enjeu de performance pour l’entreprise dont les collaborateurs doivent pouvoir utiliser ou consulter les documents archivés.

Outre l’avantage de ne pas avoir à financer un actif foncier pour stocker ses archives, externaliser l’archivage permet de s’assurer :

Comment faire de l’archivage physique

Voici 5 étapes pour archiver les documents d’entreprise :

1/ Rassembler les documents : c’est une étape assez simple si vous êtes dans une petite structure. Mais plus vous avez de collaborateurs et de succursales, plus le sujet devient délicat. Qui rassemble les documents, comment les transporte-t-on, où les rassemble-t-on ?

2/ Faire l’inventaire des documents : l’entreprise génère par nature une grande quantité de documents. Il s’agit de connaître l’ensemble des documents stockés afin d’éliminer ce qui n’a pas vocation à être conservé et lister ce qui doit l’être.

3/ Définir un plan de classement pour savoir quel document est conservé mais surtout à quel endroit.

4/ Stocker les documents

5/ Trier les documents et détruire ceux qui peuvent être retirer du fond d’archive.

Externaliser vos archives physiques auprès d’un spécialiste

Pro Archives Systèmes est spécialiste de l’externalisation de documents pour les entreprises depuis 1986.

Afin de répondre aux enjeux des entreprises, nous disposons de 78 centres de conservation d’archives. Chacun d’eux est certifié ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350 garantissant leur sécurité et leur conformité. 34 de ces centres sont même agréés Archives Publiques.

Nous vous accompagnons également dans votre digitalisation avec une offre d’archivage hybride, un mixte d’archivage physique et électronique.

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