Qu’est-ce que l’archivage de documents
L’archivage de documents est l’activité de conservation des documents de l’entreprise. Le record management (ou processus d’archivage) consiste ainsi à gérer les documents à archiver selon leur cycle de vie. Ce travail d’archivage est nécessaire pour conserver les performances de l’entreprise ainsi que pour respecter la loi.
L’archivage de documents peut prendre plusieurs formes : l’archivage physique, l’archivage électronique ou un mix des deux, l’archivage hybride.
Quels sont les enjeux pour l’entreprise
L’archivage des documents d’entreprise relève de trois enjeux prioritaires : légal, économique et sécurité.
Obligation légale de l’archivage
L’archivage de documents est une obligation légale. Les documents d’une entreprise doivent ainsi être conservés sur une période déterminée par la loi. L’entreprise doit ainsi conserver ses documents administratifs, financiers, commerciaux, RH… Tous les documents n’ont pas le même délai de conservation. La difficulté réside donc dans l’identification des documents à archiver tout autant que dans leur gestion et leur destruction au fil du temps.
Documents à conserver 3 ans :
- Factures clients
- Comptes annuels
- Factures fournisseurs
- Livre commerce et annexes
Documents à conserver 5 ans :
- Contrat d’acquisition
- Ordres et registres
- Registre de procès verbaux
- Statuts
Documents à conserver 10 ans :
- Convocations AG
- Rapport du gérant
- Feuille de présence et de pouvoir
Documents à conserver 30 ans :
- Pièces constitutives de la société
- Livre de paie
- Documents bancaires
- Dossiers Accidents du travail
- Correspondance commerciale
- Registre des délégués du personnel
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Enjeux économiques
De part l’obligation légale de conserver ses documents d’entreprise, il y a un enjeux économique à bien les archiver.
Tout d’abord, il faut évidemment être en capacité de retrouver ses documents à la demande de l’administration. En cas de contrôle, le non-respect de cette obligation entraîne des sanctions financières.
Stocker les documents est également une source de dépense. Il faut déporter des collaborateurs pour gérer les documents (identifier les documents et trier ceux qui peuvent être retirés des archives) mais aussi prévoir l’espace de stockage nécessaire. La facilité à retrouver un document dans l’ensemble de votre fonds d’archives vient encore ajouter au coût total de votre gestion d’archive. Passer par un tier archiveur peut vous permettre de réduire ces coûts de gestion.
Archiver et sécuriser les documents
Le dernier enjeux non négligeable de l’archivage des documents de l’entreprise est la sécurité. Vos documents ne doivent pas être altérés par le temps. Cela signifie une conservation dans des conditions adaptées : ni trop sec, ni trop humide. Les salles d’archives doivent aussi être sécurisées contre les intrusions et les sinistres (incendies, inondations).
Dans le cas d’un archivage électronique, il faut également songer aux protections contre les cyberattaques. Cet enjeu de cybersécurité est encore renforcé par le règlement général de protection des données (RGPD), en particulier lorsque l’on conserve des données personnels comme dans le domaine médical.
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Comment est réalisé l’archivage de documents
L’archivage se réalise en 3 étapes :
- Identifier les documents
- Stockage des documents
- Destruction des archives ou classement définitif
Identification des documents
Les entreprises produisent des documents chaque jour. Il faut donc identifier ceux qui doivent être conservés et surtout être capable de déterminer leur authenticité.
Conservation des documents
Les documents sont stockés en salle sécurisée de façon organisée. Les conditions de conservation doivent être optimales : protection contre la lumière, l’humidité, les nuisibles, la poussière, etc…
Un système de droit doit permettre aux bonnes personnes de pouvoir consulter ou récupérer les documents archivés, et ce dans les meilleurs délais.
Destruction des archives
La connaissance du cycle de vie des archives permet de détruire les archives obsolètes pour ne pas encombrer les salles d’archives de documents devenus inutiles.
Les formes d’archivage de vos documents
L’archivage des documents peut prendre deux formes.
Archivage physique
L’archivage physique des documents consiste à conserver vos documents papiers dans des centres de données sécurisés.
Les enjeux de ce type d’archivage sont le tri et le stockage des données dans un espace adapté pour éviter les sinistres. La capacité de stockage peut être limité et les accès ou le transport peuvent rallonger les délais pour retrouver et consulter les documents archivés.
Archivage électronique
L’archivage électronique consiste à dématérialiser vos documents au format numérique pour les conserver sur des serveurs sécurisés.
La dématérialisation simplifie l’accès aux documents de l’entreprise. Les enjeux ici sont de conserver la valeur probatoire des documents et d’assurer leur sécurité contre les cyber-attaques. Grâce à ce type d’archivage, vous pouvez conserver tous types de données : contrats, factures, bulletins de paie, documents d’urbanisme…
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