Bien archiver, quels enjeux ?

Bien archiver constitue un enjeu important pour les Organisations soumises à des engagements de services internes ou externes.

Dans quel contexte l’archivage prend-il toute son importance ?

  • Savoir retrouver un document facilement au-delà de la mémoire humaine,
  • Répondre efficacement à une demande Client,
  • Retrouver une information interne pour faire avancer un projet en cours,
  • Exploiter des données historiques pour prendre une décision stratégique,
  • Débloquer une situation urgente (ex : consulter les plans pour travaux suite à sinistre)
  • Respecter les réglementations d’une profession (Archives Publiques, Santé, Banques…)
  • Apporter une preuve devant les Autorités ou la Justice,
  • Éliminer à bon escient à l’échéance légale de conservation,

Faire appel à un Professionnel de l’archivage permet de minimiser des risques non maîtrisés et gagner en efficacité.

Pourquoi externaliser ?

On estime que seulement 35 % des établissements externalisent tout ou partie de leurs archives, contre 60 % dans les pays anglo-saxons.

Quels bénéfices en retirent ces Etablissements ?

  • Un gain d’espace : désengorger des salles archives pleines, libérer des espaces de travail (par exemple pour des bureaux ou salles de réunion) … Dans le cas d’un déménagement vers un nouveau siège, la place laissée aux salles d’archives est souvent en nette diminution, le transfert nécessaire des archives constitue une opportunité de définir une stratégie, comme par exemple externaliser les archives les moins consultées, 
  • Des économies : La conservation d’un mètre linéaire d’archives externalisées coûte en moyenne 4 fois moins cher chez un Tiers Archiveur qu’en interne. De surcroît, PRO ARCHIVES SYSTEMES apporte son conseil pour optimiser les volumes conservés en détruisant les archives arrivées à leur échéance légale,
  • Sécuriser son archivage : La sécurité d’un Professionnel est en général bien supérieure à celle observée dans les sous-sols des sièges. L’accès aux archives et la traçabilité des entrées-sorties pour consultation est très bien gérées chez un Tiers Archiveur, qui propose des interfaces Web Clients et des reportings,
  • Recentrer ses équipes sur son métier principal : Dans un contexte économique tendu, les gains de productivité sont nécessaires pour réaliser les objectifs budgétaires. Des Organisations ne remplacent pas les départs de collaborateurs, la sous-traitance d’une activité non stratégique permet de pallier à la saturation du temps de travail,
  • Bénéficier de l’expertise d’un Professionnel : Une approche conseil pour définir une stratégie documentaire efficace, une rationalisation des archives conservées et éliminées, une meilleure traçabilité des documents, des engagements qualité validés par des certifications, et des engagements de services.

Pourquoi choisir PRO ARCHIVES SYSTEMES ?

Voici 10 raisons de faire confiance à PRO ARCHIVES SYSTEMES :

 

  1. 1er Prestataire en termes d’implantations : les 28 centres de conservation apportent une proximité logistique (voir carte des centres ici,
  2. Certifications complètes : Tous les sites sont normés ISO 9001 V 2015 (orientation satisfaction Clients et amélioration continue) et NF Z40-350 (norme archivage), garantissant leur sécurité et conformité. 15 d’entre eux sont agréés Archives Publiques par le Service Interministériel des Archives de France, soit également le 1er réseau en France, 
  3. Modernité des solutions informatiques : Nouvel Espace Clients, WiDO360®, mis en service avec l’appui de nos Clients. Voir ici une présentation, 
  4. Engagement de traçabilité des archives : chaque évènement ou mouvement d’archives est tracé par lecture code-barres, l’information est disponible dans WiDO360®,
  5. Adaptation des solutions à chaque contexte Clients : Du fait de l’historique particulier de chacun de nos Clients, nous déployons des solutions qui d’adaptent à chaque étape (prise en charge, inventaire, consultations…),
  6. Une organisation des archives naturellement structurée : 100 % des inventaires sont enregistrés dans un plan de classement intégrant les durées légales de conservation,
  7. Satisfaction Clients : 1 relation Client simple et directe : 1 interlocuteur pour répondre à toutes vos demandes + 1 interlocuteur commercial pour gérer l’évolution de vos besoins,
  8. Une dimension Conseil : 25 archivistes diplômés d’un Master apportent leur expertise en amont de projets pour structurer votre archivage, et faire appliquer les bonnes pratiques (voir ici Conseil), 
  9. Une évolution des prestations vers des solutions numériques : Nos experts vous conseillent pour transformer votre organisation grâce au Digital, et obtenir des gains associés (cliquez ici pour en savoir +), 
  10. Un engagement RSE : voir ici nos principales actions. 

Comment externaliser ?

1 – Les conteneurs

  • Anonymat des contenants (identification par codes barres),
  • Forte résistance : double cannelure résistance 40kg,
  • Carton recyclé et recyclable à 90%,
  • Pré-casés pour code à barres et informations non-confidentielles,
  • Poignées pour favoriser leur manutention,
  • Montage semi-automatique par des fermetures par languettes.

2 – Inventaire

Adaptation des méthodes d’inventaire aux spécificités des fonds d’archives. La saisie des libellés inscrits sur les archives, le pointage sur fichier Excel préparé par le client et identification des écarts. Puis enfin le bipage des étiquettes codes barres (issues de WiDO360®).

3 – Conditionnement en conteneurs

Le conditionnement des archives est réalisé avec un tri par année homogène pour simplifier l’élimination par conteneur complet.

PRO ARCHIVES SYSTEMES vous propose une gamme de prise en charge qui s’adapte à chaque contexte et chaque budget :

  • Prise en charge partielle : optimisez votre budget en impliquant vos équipes dans la préparation des archives.
  • Prise en charge totale : bénéficiez de l’expertise de PRO ARCHIVES SYSTEMES pour réaliser toutes les prestations (inventaire, conditionnement).

Une présence nationale : 1ère entreprise en nombre d’implantations

  • 28 centres certifiés ISO 9001 V 2015 et NF Z40-350,
  • 15 sites agréés Archives Publiques,
  • 6 Centres de numérisation,

Cliquez sur l’image pour en savoir plus sur nos conditions de sécurité :

Conditions de conservation en conteneurs :

  • Stockage des archives en conteneurs, répartis en localisation aléatoire,
  • Anonymat des archives dans nos locaux,
  • Positionnement des conteneurs par bipage code-barres conteneurs et position.

PRO ARCHIVES SYSTEMES met à disposition de ses Clients une interface Clients moderne, intuitive et complète : WiDO360®

Parmi ses principales fonctionnalités, citons (liste non exhaustive) :

    • Inventaire dans un module de versement : enregistrement de champs structurés (nombre, date, liste de choix…), éditions d’étiquettes avec code-barres,
    • Nouvelles commandes : demandes de prises en charge, demande de fournitures,
    • Consultations d’archives selon plusieurs critères (services, typologies, dates, mots clés…), et plusieurs modes (Physique, mail, numérique hébergé) et plusieurs délais (standard, urgent),
    • Gestion d’informations : Editions de statistiques, Tickectings,
    • Administration : Gestion des habilitations, création/modification des typologies,
    • Gestion des éliminations.

Voici ici l’écran principal :

PRO ARCHIVES SYSTEMES propose un dispositif complet de gestion des éliminations :

  • Identification des archives éliminables dans WiDO360® : édition d’une liste des conteneurs dont les archives sont arrivées à leur échéance de péremption (voir durées légales de conservation),
  • Destruction confidentielle avec revalorisation des déchets,
  • Délivrance d’un certificat de destruction,
  • Pour les Archives Publiques, un archiviste diplômé d’un Master II supervise la démarche pour gérer la relation avec les Autorités compétentes (Archives Départementales, SIAF, …).

Nos solutions sectorielles

Chaque client a ses propres exigences et ses besoins spécifiques, c’est pourquoi nous vous proposons des solutions adaptées à votre secteur d’activité :

Nos Experts métiers joueront un rôle actif tout au long de votre projet pour aboutir à la mise en place d’une solution personnalisée sur le long terme.