Qu’est-ce qu’une archive courante ?
Les archives courantes regroupent tous les documents encore en usage par les services des entreprises et administrations. Il s’agit des documents nécessaires à l’activité de l’entreprise ou du service.
Durée de vie des archives
Les archives sont catégorisées en 3 groupes :
- Les archives courantes
- Les archives intermédiaires
- Les archives définitives
Les archives courantes sont celles utilisées fréquemment. Il n’est pas question d’externaliser l’archivage de ces documents car ils sont utilisés couramment. Ce sont donc les entreprises et services qui les conservent.
Cette notion d’archives courantes est souvent floue tant la frontière entre archives courantes et archives intermédiaires est mince. Aucun texte de loi n’y fait mention clairement, seulement quelques décrets.
Ainsi, certains ne les considèrent pas comme des archives à proprement parler mais simplement comme des documents de services.
Perte de statut d’archive courante
Une archive courante perd ce statut dès lors qu’elle n’a plus besoin d’être utilisée fréquemment. Elle prend alors le statut d’archive intermédiaire ou d’archive définitive.
C’est le moment où le tiers-archiveur intervient pour externaliser ces archives. Ces archives peuvent donc être conserver ailleurs qu’au sein du service ou de l’entreprise (ou administration publique) mais elles peuvent être consulter selon les besoins des entreprises (contentieux, contrôle, SAV, etc…). Elles seront conservées dans le respect des durées légales de conservation.
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