Qu’est-ce qu’un coffre-fort numérique
Le coffre-fort numérique ou coffre-fort électronique est un espace de stockage virtuel, en ligne, qui permet aux entreprises de stocker les fichiers numériques importants. Les professionnels gagnent ainsi en sérénité, leurs documents stratégiques sont conservés en toute sécurité : plus de risque de vol ou de destruction (feu, dégâts des eaux, mauvaises conditions d’archivage).
Dans le cadre de la dématérialisation des bulletins de paie, l’usage d’un coffre-fort électronique est obligatoire afin de permettre aux salariés d’accéder à tout instant à un espace privé et sécurisé où retrouver ses documents : contrat de travail, fiche de paie…
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Les enjeux du coffre-fort numérique
Les coffres-forts électroniques doivent assurer la confidentialité et l’intégrité des données qu’ils contiennent. Il doit être en mesure de conserver les données de façon probante. La solution de coffre-fort numérique proposé par AGS Records Management est certifiée NF Z42-020 pour garantir cette valeur probatoire.
L’e-coffre-fort doit ainsi suivre des règles strictes quant aux moyens de récupération des documents numériques stockés ainsi que pour sa mise en œuvre.
Pourquoi avoir un coffre fort électronique ?
Le coffre-fort numérique professionnel couvre plusieurs usages. Il permet surtout aux entreprises de diffuser des documents aux collaborateurs et aux clients :
- Documents RH, à commencer par le bulletin de paie. La loi El Khomri de 2017 a accéléré ce processus, les bulletins doivent ainsi être accessibles pendant 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Mais les entreprises peuvent également dématérialiser d’autres documents RH : contrats de travail, avenants, solde de tout compte, primes, etc…
- Les documents clients : contrats, factures et courriers peuvent ainsi être dématérialisés et conservés dans le coffre-fort numérique. Les assurances et les banques proposent l’e coffre-fort pour stocker les bulletins de paie, relevés et contrats.
Quels sont les avantages du coffre-fort numérique ?
Le coffre-fort électronique ne connait pas de limite de stockage. La capacité de conservation peut être adaptée aux besoins des entreprises et collaborateurs. Cette capacité d’adaptation est l’un des points fort de l’e coffre-fort, mais d’autres avantages existent :
- Archivage sécurisé et confidentiel des documents importants
- Respect des durées légales d’archivage
- Conservation à valeur probatoire des données
- Protection contre la destruction inopinée des documents ou leur vol
- Amoindrissement de l’empreinte carbone grâce à la suppression du papier et des consommables comme l’encre
- Réduction de l’espace de stockage physique et optimisation des coûts associés
- Amélioration de la traçabilité des documents
- Préservation de l’intégrité des documents conservés : impossibilité de les modifier
Solution de coffre-fort numérique AGS Records Management
Pour votre coffre-fort numérique professionnel, faites appel à un spécialiste de l’archivage. Depuis près de 40 ans, AGS Records Management assure l’archivage physique des documents d’entreprise. Nous avons diversifié notre activité pour inclure la numérisation et l’archivage électronique ainsi que la dématérialisation de documents sécurisés au sein de coffres-forts électronique certifiés NF Z42-020.