Qu’est-ce qu’un document numérique
Un document numérique est une représentation électronique d’une information. Contrairement aux documents physiques, ces documents existent sous forme de données numériques stockées sur ordinateurs, smartphones, cloud et serveurs en ligne.
Un document numérique peut être de plusieurs formats : pdf, image, word, mp4, email.
Quels sont les avantages d’un document numérique
Les documents numériques présentent plusieurs avantages :
Stockage et organisation de l’information : Un document numérique est plus facile à stocker et à organiser de manière structurée.
Communication : ce type de document se partage facilement, soit par mail soit via les plateformes de gestion des données (GED).
Archivage et sécurité des données : Les documents numériques ont une forme qui favorise leur archivage et leur préservation. En stockant ces données sur des supports adaptés (Cloud ou plateforme GED), vous assurez la sauvegarde des documents contre des événements imprévus (destruction, incendie, perte).
Recherche : Les outils d’analyse de texte et moteurs de recherche simplifient la recherche d’informations dans les documents numériques.
Automatisation de processus : Les documents numériques peuvent être intégrés à des systèmes informatiques pour automatiser des processus comme la gestion de contenu, des flux de travail ou le traitement des données.
Environnement : Utiliser des documents numériques réduit la consommation de papier et la production de déchets.
Un document numérique sert donc efficacement à stocker, organiser, communiquer, rechercher, analyser, automatiser et sécuriser l’information. Cela offre de nombreux avantages par rapport aux documents papiers traditionnels pour accéder et conserver l’information.
Vous souhaitez être accompagné pour la numérisation de vos documents, l’externalisation de vos archives papier ou électronique ?