GED et coffre-fort électronique : quelles différences ?
Utilité d’une GED ou d’un coffre-fort électronique : Comment choisir ?
Dématérialisation des processus documentaires oblige, la gestion des documents constitue un défi quotidien pour les entreprises. S’il existe différentes solutions, elles répondent chacune aux multiples facettes de la gestion des documents : en faciliter l’accès, garantir leur conservation dans le temps, éviter l’obsolescence technologique et garantir le respect de la législation en vigueur. Mais ces solutions répondent bien à des besoins différents. Alors, quelles différences entre un coffre-fort numérique et une gestion électronique des documents (GED) ?
À l’instar d’un coffre-fort physique, son pendant, le e-coffre-fort donc, est un espace qui permet de garantir la valeur probatoire de l’ensemble des informations qui y sont intégrées.
La CNIL définit le coffre-fort électronique comme « une forme spécifique d’espace de stockage numérique, dont l’accès est limité à son seul utilisateur et aux personnes physiques spécialement mandatées par ce dernier ». Il permet ainsi d’assurer la valeur probatoire des documents, car l’accès aux données est entièrement contrôlé pour garantir l’authenticité des documents.
Intégrité et confidentialité avec le coffre-fort numérique à valeur probatoire
Élément complémentaire du Système d’Archivage Electronique (S.A.E), le coffre-fort numérique est un espace d’échange et d’archivage d’informations dématérialisées. Hautement sécurisé, il a pour fonction d’archiver, d’indexer et de restituer les fichiers numériques sensibles : documents administratifs, factures électroniques, contrats, bulletins de salaire, notes de frais, dossiers SIV…
Le coffre-fort électronique permet aux entreprises de conserver leurs données numériques en apportant plusieurs garanties ;
- Intégrité et authenticité : Lors du dépôt dans le coffre électronique, une empreinte numérique est créée, les documents ne sont plus modifiables.
- Pérennité : Les documents intégrés sont accessibles pendant toute la durée de conservation grâce aux contrôles périodiques et à une duplication du stockage afin de prévenir toute perte de données,
- Confidentialité: via un cryptage des données et un contrôle d’accès par habilitations
- Traçabilité : Toutes les activités sont enregistrées (l’historique des utilisateurs connexion, consultations…).
Le coffre-fort numérique est encadré par la norme NF Z42-020. Les modalités et les critères de sa mise en place sont strictement définis par deux décrets n°2018-418 du 30 mai 2018 et n°2018-853 du 5 octobre 2018.
Si l’usage d’un coffre-fort numérique est de garantir la valeur probatoire des documents conservés, il ne peut pas servir à la gestion courante des documents d’une entreprise.
Le coffre-fort électronique rencontre un vrai succès à l’heure où de plus en plus de documents sont dématérialisés. Sécuriser l’archivage des données est un enjeu essentiel pour pérenniser l’activité des toutes entreprises.
La GED pour la gestion quotidienne des documents dans l’entreprise
La gestion électronique des documents (GED) de son côté est un logiciel informatique dont l’objectif est justement l’organisation des documents numériques en cours d’utilisation et modifiables par les différents salariés dans l’entreprise. La GED est l’espace centralisé dans lequel les documents peuvent être stockés, classés et partagés. Sa vocation n’est pas d’assurer la conservation des documents en apportant des garanties sur leur authenticité ni sur leur pérennité à long terme.
Utiliser une gestion électronique des documents offre de nombreux avantages : faciliter la recherche documentaire, la gestion et le suivi des documents durant tout leur cycle de vie.
Mais elle sert avant tout à améliorer la productivité des collaborateurs au sein d’un même service en fluidifiant l’échange, le partage et la manipulation des informations, par exemple pour la gestion des différentes versions d’un même document numérique.
Des usages donc bien différents
La GED permet une optimisation de la gestion des documents, mais également de leur exploitation par des moyens électroniques (capture, traitement, classement, stockage, workflows etc.) et quelles que soient leurs sources : courriers, emails, documents de type Word, Excel, OpenOffice, et autres documents issus de la dématérialisation des processus d’entreprises ou des progiciels métier (outils de gestion, plannings, comptabilité, ressources humaines, achats, etc.).
La gestion des documents au sein de l’entreprise est fiabilisée et permet de réaliser des gains de productivité tout en réduisant le risque d’erreur ou d’oubli.
Le coffre-fort électronique quant à lui sécurise l’archivage des données numériques et protège l’entreprise en apportant tous les éléments « de preuve » qui pourront, le moment venu, venir étayer la validité des documents.
Les deux solutions sont donc bien distinctes, mais avant tout complémentaires en termes d’utilité. La GED permet la production de plusieurs versions sans objectif de préservation au-delà de la durée d’utilisation. Alors que le coffre-fort électronique doit permettre l’accès et la restitution à l’identique d’un document authentique, intègre et lisible.
En termes de destruction des documents aussi, des différences sont notables. La GED permet la destruction des documents par les auteurs, alors que le coffre-fort l’interdit en dehors d’un contrôle strict.
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