Le SAE pour les débutants : 3 infos clés
Fiche pratique sur le Système d’Archivage Électronique
La transformation digitale des entreprises constitue le principal défi de ces dernières années. De nombreuses solutions sont proposées aux entreprises pour la conservation à long terme de leurs données électroniques, notamment pour les aider à mettre en place une politique d’archivage électronique pérenne. À commencer par le SAE.
Un SAE, qu’est-ce que c’est ?
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) permet de recevoir, conserver, communiquer et restituer tout type de flux électroniques, au moyen d’un outil informatique unique. Une fois intégré au SAE, le document n’est plus modifiable et conserve alors sa valeur probante. Le SAE est à l’électronique ce que l’archivage physique est au papier : un moyen de conserver à plus ou moins long terme dans le cadre des obligations légales en matière d’archivage.
Attention : il ne faut pas confondre Gestion Électronique de Documents (GED) et SAE. En effet, une GED, si par ses aspects de consultation, peut « ressembler » à un SAE, elle n’assure ni ne garantit la pérennité, ni l’intégrité des documents qu’elle contient, tout le contraire d’un SAE.
À quoi sert un Système d’Archivage Electronique ?
Un Système d’Archivage Électronique (SAE) permet d’archiver des données numériques et de garantir la préservation de leur valeur probatoire dans le temps. Tout comme un coffre-fort numérique, il autorise la consultation en temps réel et le partage de documents actifs de l’entreprise. Plus globalement, il permet à une entreprise de pérenniser son activité, de protéger ses droits, mais également de respecter la législation en vigueur.
Le SAE présente bien des avantages :
Gain de place
Les documents ne sont plus stockés sous leur format papier et requièrent donc moins d’espace. Ainsi dématérialisés, ces documents de tout type (factures, e-mails, mais aussi vidéos, fichiers audio, bases de données, etc.) peuvent désormais être conservés sur des serveurs (exclusivement dédiés à cette activité). Le temps de traitement est beaucoup plus rapide et la capacité de stockage bien plus importante.
Gain de temps…
… et la simplification des tâches qui en découle. Grâce à l’automatisation de la gestion des documents (référentiel d’archivage personnalisé, gestion des durées de conservation, gestion du sort final) le SAE permet la consultation des données de manière instantanée. L’archivage électronique facilite également la manipulation des documents et le partage d’informations au sein de l’entreprise.
Sécurité des données
L’archivage électronique constitue une solution avantageuse à la fois pour prévenir les cyber-attaques, mais aussi les désagréments liés aux défaillances des systèmes IT ainsi qu’à l’obsolescence technologique. En confiant l’archivage de ses documents à un prestataire certifié, ce dernier ne pourra être suspectées de manipulation illicite (de par la garantie de la conservation de la valeur probante) tout en suivant le rythme des évolutions juridiques et normatives.
Il existe des prestataires de confiance spécialisés dans ce domaine qui possèdent des équipes formées et les certifications ad hoc. Un certain nombre d’autorisations, de normes, de certifications et de qualifications sont indispensables à la mise en œuvre d’un SAE. La certification ISO 27001 (pour les systèmes de management de la sécurité informatique), la certification NF 461, pour la conformité aux normes Afnor NF Z42-013 et ISO 14641-1 (relatives aux systèmes d’archivage électronique à valeur probante), ou encore le label France Cybersécurité, les certifications eIDAS (certificat signature électronique) pour l ou enfin la certification HDS (pour les données de santé à caractère personnel).
Sur le plan légal, le SAE à valeur probatoire dispense l’entreprise de certaines mesures concernant la sécurité des données, puisque les fichiers archivés sont conformes aux principes de confidentialité grâce à des moyens de chiffrement, de signature électronique ou d’accès sécurisé. L’archivage électronique à valeur probatoire est également en accord avec des règlements comme le RGPD.
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Réduction des coûts
Tous ces avantages ont pour résultat de réduire les coûts, notamment ceux liés au papier (impression, envoi, classement, reproduction, stockage) et les coûts immobiliers liés au volume de conservation de documents physiques. À l’inverse, les erreurs liées à l’archivage électronique sont beaucoup plus rares et coûtent beaucoup moins à la structure.
Comment fonctionne un SAE ?
Le SAE assure la lisibilité du document dans le temps. Il permet d’effectuer une vérification de l’état des données, de réaliser une migration des données sur de nouveaux supports et il permet de restituer le document indépendamment de son environnement d’origine.
Le parcours d’un objet numérique dans le SAE repose sur le modèle appelé OAIS. Un producteur de documents émet des SIP (Submission Information Packets) vers le SAE, qui les contrôle, les découpe et/ou convertit les Information Packets issus des SIP, puis les regroupe en API (Archive Information Packets) pour les conserver. Un utilisateur final peut ensuite rechercher et récupérer des DIP (Dissemination Information Packets).
Le Responsable Archivage, appelé Management dans OAIS, est en charge de la politique d’archivage au sein de l’entreprise tiers archiveur, comme AGS RM. Son rôle est de soutenir politiquement et financièrement l’environnement SAE mis en œuvre pour qu’il puisse correctement opérer sur le long et très long terme.
Un SAE se différencie d’un coffre-fort numérique par les opérations qu’il peut effectuer avant le dépôt d’un objet numérique, pendant le cycle de conservation, voire lors de la sortie des objets numériques. Parmi ces opérations, on peut évoquer, par exemple, le contrôle des formats lors du dépôt, le découpage en sous-unités ou la conversion de format. De plus, un cloisonnement des objets numériques peut être mis en œuvre permettant ainsi un filtrage selon l’utilisateur final connecté.
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