Une nouvelle norme AFNOR NF 544 pour AGS Records Management

La numérisation fidèle, premier pas vers la copie fiable d’un document

Et d’une de plus ! AGS Records Management vient d’obtenir une nouvelle certification, la NF Z42-026. Elle permet aux entreprises de respecter les textes réglementaires afin de pouvoir disposer de copies numériques ayant la même valeur que les documents originaux.

 

Prestataire certifié numérisation fidèle des documents AGs Records ManagementC’est une vraie fierté pour AGS Records Management ! Et pour cause : l’entreprise vient de décrocher la certification pour la norme NF Z42-026. Ce Graal permet de spécifier les conditions dans lesquelles doivent être numérisés les documents sur support physique, afin qu’il y ait une équivalence avec le document d’origine. Elle détaille les éléments qui garantissent l’intégrité de la copie fidèle : empreinte numérique, horodatage, signature électronique.

Cette norme fait suite à l’article 1379 du Code civil relatif à la copie fiable ainsi qu’au décret n°2016-1673 et est complémentaire à la NF Z42-013 qui certifie déjà depuis quelques années les Système d’Archivage électronique.

Cette nouvelle norme décrochée par AGS Records management concerne tous les documents courants au format papier circulant entre les acteurs économiques, comme les documents administratifs et commerciaux, les documents sensibles, les photographies sur support papier ou encore les plans et cartes.

 

La destruction des originaux à la clé

« Cette nouvelle étape élargit le champ des opportunités pour AGS Records Management afin de répondre aux attentes de plus en plus pointues des clients » assure Jean-Marc Giudicelli, Directeur Développement Solutions digitales d’AGS Records Management. Elle établit les exigences pour garantir la fidélité d’une copie numérique et permet aux prestataires et à leurs clients de livrer des fichiers et leurs métadonnées conformes aux exigences d’une copie fiable » ajoute-t-il.

Avec à la clé pour le client la possibilité de détruire les originaux papiers en total respect de l’obligation de compliance. Les fichiers conservés dans un Système d’archivage électronique certifié deviennent exploitables juridiquement et libèrent de ce fait l’entreprise des contraintes liées à la gestion des documents papier. Elle réduit également les risques pour les documents sensibles, en permettant de disposer d’un original papier et d’un original électronique.

 

Optimiser la gestion des dossiers et documents

La NF Z42-026 permet également de centraliser les documents dans une solution d’archivage à vocation probatoire certifiée NF 42-013, et ainsi garantir une copie numérique fiable.

Afin de compléter au mieux son offre aux clients, AGS Records Management se prépare pour 2023 à l’obtention de la certification NF 461. Elle permettra de fournir une solution complète de la numérisation à l’archivage numérique.

Disposer d’un environnement certifié tel qu’un Système d’Archivage Électronique (SAE) constitue également atout de taille pour faciliter l’application des durées de conservation dans un environnement d’archivage à vocation probatoire et répondre aux exigences réglementaires de type RGPD par exemple.

 

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