Qu’est-ce que la numérisation fidèle ?
La numérisation fidèle a pour objectif de transférer un document papier original dans un format numérique fiable. La numérisation fidèle permet d’accorder aux documents numériques une valeur légale.
Document original et copie fiable
Un document original est nativement produit sur son support papier ou numérique. La copie numérique est le résultat d’un transfert d’un document original vers un format numérique.
Une copie numérique dispose de la même valeur que l’original si elle remplie certaines conditions depuis l’ajout de l’article 1379 dans le Code Civil :
- Il doit s’agir d’une copie fidèle obtenue grâce à des procédés techniques de numérisation qui préservent l’intégrité du document.
- Cette copie doit être conservée dans un système d’archivage fiable, un SAE à vocation probatoire. C’est-à-dire un système d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013.
La fiabilité de la copie est donc conditionnée à deux éléments essentiels : l’intégrité du document et sa traçabilité.
Mais si l’article 1379 donne à la copie numérique la même valeur probatoire que l’original, le texte précise que « la fiabilité est laissée à l’appréciation du juge ».
Une numérisation fidèle
Pour que la numérisation soit considérée comme fidèle, elle doit répondre à certaines obligations :
- Conserver les métadonnées contextuelles : elles permettent l’identification de la copie en précisant certains éléments de la numérisation comme la date de création.
- Garantir l’absence d’altération de la fidélité des documents numérisés.
- Scellement du document numérisé : l’opérateur de numérisation a donc la charge de préserver l’intégrité de la copie en ajoutant une empreinte numérique par un mécanisme cryptographique. Horodater le document permet de détecter toute modification.
- Définir une convention de numérisation : une documentation complète du processus de numérisation. Cette convention est à conserver aussi longtemps que la copie numérique car elle permet d’expertiser la conformité des dispositifs, notamment en cas de litige.
Être conforme à la norme ne signifie pas être certifié. Ainsi, seule la certification garantie la fiabilité.
AGS Records Management est un prestataire certifié NF Z42-026 pour les prestations de numérisation fidèle des documents.
Déployer une numérisation fiable
La norme NF Z42-026 décrit les exigences pour déployer une numérisation fidèle. 4 étapes techniques sont nécessaires :
- Empreinte électronique
- Horodatage
- Cachet électronique qualifié
- Signature électronique qualifié
Mais le processus pour permettre à une chaine de numérisation de produire des copies fidèles demandent quelques efforts complémentaires.
- Qualifier la chaine de numérisation : Tous les paramètres de chaque outil de la chaine de numérisation doivent être tester pour identifier le seuil de dégradation de la fidélité de la copie. Il faut ainsi tester la résolution, la colorimétrie, le redressement…
- Qualifier les documents à numériser : Il faut tester un échantillon représentatif de tous types de documents à numériser afin de s’assurer qu’il n’y a pas de perte de fidélité. Il faut associer au PV de conformité la convention de numérisation pour expliquer le process et les logiques de contrôle et de traçabilité.
- Assurer la traçabilité de chaque opération du processus de numérisation : Les contrôles, l’identité du préparateur des documents, le type de scanner utilisé, le profil de numérisation… Chaque étape de la chaine de numérisation doit être traçable. L’opérateur doit alors ajouter une empreinte numérique et un horodatage pour sceller le travail.
- Conserver les copies numériques dans un système d’archivage électronique : Les métadonnées descriptives et techniques, les journaux et empreintes sont également intégrés dans le SAE.
- Pérenniser les éléments de preuve : Vous pouvez soit conserver les preuves au-delà de la prestation, soit produire une attestation de numérisation conservée dans le SAE. Ce dernier document regroupe toutes les traces.
Les normes NF Z42-026 et NF Z42-013 permettent aux entreprises d’externaliser qu’une partie du procédé, soit la numérisation, soit la conservation en SAE, auprès d’un prestataire spécialisé.
Numérisation fidèle et destruction des originaux
La copie numérique ayant à présent la même valeur probatoire que l’original, vous pouvez donc légalement détruire le document original.
Gardez une certaine réserve dans la destruction de document. Si cela ne pose pas de problème pour des documents présentant un faible niveau de risque, il faut se montrer prudent avec les documents importants de l’entreprise.