Tout savoir sur la piste d’audit fiable
La piste d’audit fiable, un passage obligé pour les entreprises ?
Émettre et recevoir des factures constitue le quotidien de toutes les entreprises. Pourtant, selon les formats, elles doivent respecter de nombreuses règles pour être en conformité avec les attentes de l’administration fiscale. La piste d’audit fiable fait partie de ces contraintes, devenue pour certaines entreprises une vraie opportunité d’y voir clair dans leurs processus de facturation.
Le compte à rebours pour la mise en place de la facturation électronique dans toutes les entreprises est lancé. À l’horizon 2026, elle aura pour objectif d’assurer aux entreprises et à l’administration fiscale fiabilité et intégrité dans le cadre de la facturation.
Mais d’ici à cette date, impossible de faire n’importe quoi ! Les entreprises qui recourent encore à la facturation papier ou sous un format électronique non sécurisé (envoi par mail ou courrier) doivent prouver qu’elles respectent bien les règles en matière de facturation. En effet, depuis 2013, il existe trois formats pour émettre des factures et ainsi garantir l’authenticité de ces dernières : l’échange de données informatisé (EDI Fiscal), signature électronique avancée (référentiel général de sécurité) et la Piste d’Audit Fiable (PAF).
Authenticité, intégrité et lisibilité des factures
Pour être en règle, les entreprises peuvent utiliser la piste d’audit fiable (PAF). L’administration fiscale la définit comme « la démarche consistant en la mise en place d’un processus continu et intégré, avec la description, d’une façon claire et exhaustive, du cheminement des opérations (flux d’informations, flux financiers), de leur documentation (documents comptables et pièces justificatives) et de leur contrôle ».
Mise en place en 2013, elle consiste à mettre en place des contrôles internes documentés et permanents spécifiques à la gestion de factures. Les entreprises doivent alors pouvoir prouver les conditions d’authenticité de l’origine, d’intégrité du contenu et de la lisibilité de la facture. La piste d’audit fiable documentée permet de retracer la chronologie de l’ensemble du processus de facturation et des contrôles associés. Pour l’État, elle permet de vérifier que les entreprises respectent certaines règles dans leur processus de facturation afin d’éviter les fraudes liées notamment à la déductibilité de la TVA.
Pointer d’éventuels anomalies dans les factures
Le contrôle interne que doit mettre en place l’entreprise a pour objectif de s’assurer que les objectifs poursuivis par la piste d’audit fiable sont respectés. L’entreprise doit s’assurer que les données relatives à la facture sont complètes et exactes, qu’elles n’ont pas été modifiées, que la facture est adressée à la bonne personne et au bon moment, en contrôlant notamment :
- le numéro Siret,
- l’extrait K-Bis,
- le numéro de TVA intracommunautaire,
- la domiciliation du client et/ou du fournisseur…
Le contrôle permet de savoir si la facture ne fait pas l’objet d’un double traitement et :
- si elle correspond à une opération économique, comptable et financière réelle traitée dans le respect de la législation en vigueur,
- que l’ensemble des transactions a été pris en compte dans l’ordre chronologique.
Enfin, peuvent alors être pointés par les contrôles d’éventuels risques, notamment liés à des défaillances dans le système de facturation générant des factures inexactes.
Garantir la fiabilité des processus comptables
Difficile de s’en passer aujourd’hui, car l’administration fiscale réclame de manière de plus en plus systématique aux entreprises la documentation de piste d’audit fiable et mène de nouveaux contrôles visant à justifier la matérialité et l’effectivité de chacun des contrôles internes au sein des organisations.
« La piste d’audit fiable est la garantie du sérieux des processus métier dédiés à la facturation », assure Jean-Marc Giudicelli, Directeur du Développement des Solutions Digitales AGS Records Management. Ce traçage est indispensable pour s’assurer que les données ne sont pas utilisées à des fins néfastes comme la fraude et permet de vérifier que personne ne modifie les données sans autorisation ».
Une documentation variable selon les entreprises
Ce dispositif concerne toutes les entreprises qui émettent ou reçoivent des factures électroniques ou au format papier et qui ne peuvent pas justifier d’échanges faits exclusivement par le biais de la facturation ou avec signature électronique. Il s’applique à tous les formats de factures susceptibles de présenter un risque.
Au final, toutes les entreprises sont concernées. Reste que selon la taille de l’entreprise, la documentation varie. Les TPE peuvent se contenter d’une documentation orale, les PME d’une documentation écrite et synthétique alors que les grandes entreprises doivent présenter une documentation écrite détaillée.
La documentation doit détailler le processus de facturation, les contrôles mis en place, la conformité de la prestation. Les principaux documents liés à la piste d’audit sont la commande, le bon de livraison, la preuve de paiement, la facture et le contrat. Elle permet de s’assurer que les contrôles mis en place sont réels et bien effectués selon une méthodologie définie par l’entreprise et garantit le lien de la prise de la commande au paiement de la facture et son archivage.
En cas de défauts liés à la facturation, l’administration fiscale peut sanctionner l’entreprise en rejetant la déduction de la TVA des factures reçues défaillantes ou via une pénalité de 50% du montant de l’opération pour la remise en cause du caractère original de la facture par exemple.
Une méthodologie à respecter pour le bien de l’entreprise
Organiser la mise en place de la piste d’audit fiable demande de l’expérience. Certaines entreprises disposent des ressources nécessaires en interne pour la gérer. Mais passer par un prestataire externe spécialisé constitue souvent une solution adéquate, car la documentation nécessite une synchronisation de nombreux acteurs en interne. « Le prestataire peut également avoir une vision globale plus pertinente de l’intégralité du processus de facturation, constate Jean-Marc Giudicelli. Il aura une meilleure capacité à orchestrer l’ensemble des parties prenantes ».
Elle nécessite dans un premier temps de décrire de manière précise le processus de traitement des factures dans un ordre chronologique et elle doit garantir trois conditions : authenticité, intégrité et lisibilité de la facture. Cette étape permet de savoir qui intervient à quel moment pour faire quoi et avec quel document concernant la facturation. Ensuite, une fois les flux de facturation recensés, l’entreprise peut associer chaque flux aux obligations qui le concerne. Le traitement des factures dépend alors de chaque entreprise et de son organisation (modes d’archivage, relations avec les clients et fournisseurs, pratiques quotidiennes…).
Pour compléter la cartographie des flux de facturation, il est indispensable de recenser tous les contrôles existants et à quels niveaux des processus ils agissent. Une fois les contrôles existants recensés, l’entreprise doit en évaluer l’efficacité afin de les optimiser et les mettre en conformité avec la législation. Dernière étape : la rédaction de la documentation afin de montrer à l’administration fiscale que la piste d’audit satisfait aux exigences de la réglementation.
Si l’instauration de la piste d’audit fiable peut paraître contraignante, elle est surtout une parfaite opportunité de mettre à plat l’ensemble des processus de facturation de l’entreprise et ainsi de pouvoir identifier les dysfonctionnements et envisager des leviers d’amélioration et donc de la performance.
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