DAF : 4 outils indispensables pour une gestion documentaire comptable full digitalisée ET efficace !
Ces solutions digitales que vous ne pouvez pas manquer d’adopter pour optimiser votre quotidien !
Les Directions financières, confrontées aux enjeux d’automatisation de certaines tâches, d’analyse des datas et de cybersécurité, sont au cœur de la transformation digitale des entreprises. La dématérialisation des processus de facturation leur permet de gagner du temps, d’augmenter la productivité et de sécuriser les données. Mais pour être efficace, il faut utiliser les bons outils !
Une solution de facturation électronique pour être en conformité avec la loi
Les 2 milliards de factures émises chaque année en France devront passer au format électronique. Il s’agit d’une petite révolution puisque la majorité des factures est encore émise au format papier et envoyée par voie postale. Les directions financières doivent basculer vers la facturation électronique pour se mettre en conformité avec la nouvelle réglementation. Mais le passage à la facturation électronique nécessite une analyse globale des systèmes d’information, et des process comptables (liés par exemple à la passation ou à la prise de commande, à la réception et au contrôle des factures, aux durées de conservation des factures ou encore à la déclaration de TVA…) et des organisation.
💡 Deux points à retenir sur la facturation électronique :
- La solution de facture électronique doit être en mesure de gérer les différents formats de facture retenus par l’administration : Factur-X, UBL ou CII,
- Elle doit être totalement compatible avec les plateformes habilitées à transmettre d’une part la facture à son destinataire et d’autre part les données à l’administration fiscale (l’e-reporting).
Agilité et flexibilité avec la GED et le SAE
Les Directions financières privilégient le déploiement de solutions digitales permettant de répondre à un besoin d’agilité et de flexibilité. Car la gestion de documents peut rapidement être dépassée ou défaillante face aux évolutions rapides de la réglementation financière. Parfois, la multiplication des versions des documents n’est pas bien prise en compte, par exemple.
Les Directions financières se tournent donc vers des solutions pour partager plus rapidement les documents, comme la gestion électronique des documents (GED) et garantissant un archivage à valeur probatoire dans le temps grâce aux Systèmes d’Archivage Électronique (S.A.E).
💡 Deux points à retenir sur la G.ED et le S.A.E :
- La GED permet de fluidifier le partage des informations au sein des différents services et ainsi traiter plus rapidement et plus efficacement le cycle de facturation.
- Couplé à une GED, le S.A.E gère la conservation du document validé, la traçabilité à long terme et la destruction contrôlée à échéance de sa durée de conservation légale.
La signature électronique, une évidence
La signature électronique est devenue un impératif pour répondre aux enjeux de dématérialisation accrus. L’adoption de la signature électronique au sein du département finance permet l’accélération des transactions financières, la sécurisation des processus et la réduction des coûts.
💡 Deux points à retenir sur la signature électronique :
- Il existe trois niveaux de signature électronique : niveau simple, niveau avancé et niveau qualifié. Le niveau de signature va dépendre de la criticité du document,
- Intégrée aux outils métier, elle permet d’automatiser les processus de gestion en interne, accélérer le traitement des opérations comptables, assurer une meilleure traçabilité des transactions.
Dans un domaine où les contraintes juridiques et financières sont considérables, les Directions doivent veiller à la fois à répondre aux exigences du monde entrepreneurial et à la sécurité des données. En dématérialisant tous les flux, et donc, l’ensemble des processus, les informations sont synchronisées, grâce à une mutualisation des différents canaux. Cette mutualisation sert à toute l’entreprise, chaque service peut y trouver son intérêt et gagner du temps.
Vous souhaitez optimiser vos processus de facturation ? Nos experts peuvent vous accompagner dans votre projet.
Découvrez les solutions de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :
- WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
- WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
- WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
- WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
- WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
- WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme