Allez au bout de vos processus de dématérialisation avec la signature électronique.

Qu’est-ce que la signature électronique

La signature électronique, ou signature numérique, s’applique sur les documents numériques pour valider l’engagement d’une personne physique ou morale au même titre que la signature manuscrite sur un document papier.

Cette signature doit permettre d’authentifier le signataire et d’assurer l’intégrité du document signé. Mais elle va plus loin que l’engagement moral puisqu’elle doit également garantir que le document n’a pas changé entre le moment de la signature et celui de la lecture du document. Ainsi, une copie numérisée de la signature manuscrite n’est pas recevable car il s’agit d’une copie.

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Quels sont les avantages de la signature électronique

Alors que le monde du travail est en pleine transition digitale, la signature numérique prend une place particulière dans les entreprises. Contrat de travail, devis et bon de commande, demande de crédit… Toutes les formalités peuvent à présent être effectuées à distance avec la signature électronique.

La signature numérique a donc 2 principaux avantages :

  • Elle est recevable juridiquement. Dans la quasi-totalité des pays industrialisés, elle a force d’exécutoire.
  • Elle est économique. Elle permet de réduire les quantités d’encre et de papier mais aussi un gain de temps considérable : plus besoin d’être au même endroit pour signer un document, cela devient possible de le faire à distance.

Quels documents peut-on signer électroniquement ?

Tous les documents qui peuvent se signer manuellement sont éligibles à la signature numérique : contrats de travail, contrat de vente ou de location, devis, bon de commande, bon de livraison… Elle est donc utilisable pour la vente, les services financiers, les ressources humaines ou les services de santé (mais il faut garantir la confidentialité des données de santé avec un hébergement HADS).

Tous les types de documents peuvent également être signé par voie numérique : Word, PDF, jpg, XML… mais le format PDF est le seul standard reconnu en Europe car il permet d’embarquer plusieurs signatures.

Comment fonctionne la signature électronique

Chiffrement et fonction de hachage

Le chiffrement asymétrique ou une fonction de hachage permet de rendre valide la signature électronique. Le chiffrement asymétrique nécessite une clé pour coder, une autre pour décoder. La fonction de hachage détermine une empreinte permettant d’identifier les données initiales.

Quels sont les types de signature électronique

Il existe 3 types de signatures électroniques :

  • La signature simple ou basique (SES) : une simple case à cocher
  • La signature électronique avancée (SEA) : elle doit être attachée exclusivement au signataire pour permettre son identification. Le signataire doit pouvoir avoir le contrôle de la procédure de création de sa signature électronique. Elle doit surtout être liée aux données qu’elle signe, pour garantir que les données du documents ne puissent être modifiés.
  • La signature électronique qualifiée (SEQ) : elle est créée à partir d’un dispositif qualifié basé sur un certificat.

Quel type de signature électronique utiliser

Pour savoir quel type de signature électronique choisir, il faut connaître les garanties recherchées :

  • La signature doit-elle n’être associé qu’au signataire ?
  • Le signataire doit-il être identifié ?
  • Doit-on pouvoir détecter si des modifications ont été apportées au document après la signature ?
  • La signature est-elle sous le contrôle exclusif du signataire ?

En d’autres termes, recherche-t-on : l’authenticité, l’identité, l’intégrité et l’authentification.

La signature électronique qualifiée garantie absolument ces 4 points. La signature électronique avancée ne garantit pas à 100% l’intégralité de ces points. Par exemple, l’identité du signataire n’est pas 100% établi mais la probabilité est forte de pouvoir l’identifier.

Si les 4 enjeux ne sont pas stratégiques (ou si un autre mode d’identification existe déjà), on peut se contenter d’une signature basique.

AGS Records Management, spécialiste de la dématérialisation des contrats

Depuis plus de 30 ans, AGS Records Management assure l’archivage des documents d’entreprise et leur dématérialisation. Avec notre solution WidoSign, faites appel à une solution fiable et sécurisée de signature électronique. Les documents pourront être conservés dans un coffre-fort numérique.

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