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5 conseils pour bien préparer son projet de dématérialisation des factures

Dématérialisation des factures

Vous avez un projet de dématérialisation des factures dans votre entreprise, mais vous ne savez pas comment vraiment vous y prendre ? Guillaume Alves, Ingénieur Avant-vente chez AGS Records Management vous livre 5 conseils pour vous aider à mieux appréhender la dématérialisation de vos factures.  

💡 Conseil N°1 : Impliquez une équipe projet forte comprenant toutes les parties prenantes

La gestion de projet, clé de voûte de la réussite de la dématérialisation de vos factures, débute dès la phase de réflexion. Car 80% des projets échouent du fait d’une mauvaise gestion et non à cause de la solution choisie. Alors, avant même de vous lancer, pensez à créer une équipe projet comprenant toutes les parties prenantes. Plus tôt vous impliquez les équipes, plus vite vous pourrez en faire des forces et des ambassadeurs avec des impacts importants dans toute l’entreprise.

Votre équipe projet doit dans l’idéal comprendre la direction financière, la direction comptable clients et la direction comptable fournisseurs, ainsi que si possible le service informatique.

L’objectif est de construire ensemble un cahier des charges précis analysant l’ensemble des besoins du projet (numérisation du courrier entrant, des factures, plateforme  de dématérialisation conforme aux nouvelles obligations…) et structurant le nouveau processus documentaire métier (intégration de flux de factures numériques dans une solution de Gestion électronique de documents, archivage à valeur probatoire via un Système d’Archivage Électronique…).

Si aujourd’hui, la plupart des entreprises se lancent dans la dématérialisation pour des raisons de ROI, demain, elles seront obligées de l’adopter du fait de la loi de Finances 2024 et de l’obligation de recourir aux factures électroniques.

💡 Conseil N° 2 : Optez pour une solution ultra maitrisée et structurée avec agilité et proximité

La mise en œuvre de la facturation électronique peut constituer un défi. Pour maîtriser le vrai du faux les entreprises doivent recourir à un spécialiste avec une grande expérience et une connaissance précise des process permet d’éviter les impairs. Par exemple, le prestataire veillera à ne pas aller trop loin dans le process de dématérialisation si cela n’est pas nécessaire. Il peut orienter le client dans la bonne direction parce qu’il a connaissance des solutions et des besoins clients.

La proximité entre l’entreprise et son prestataire ainsi que la fréquence des ateliers projets sont des éléments indispensables à la réussite du projet. Un comité de projet hebdomadaire doit se tenir coûte que coûte chaque semaine pour suivre les détails techniques du projet et la tenue du planning. Y participent le directeur de la comptabilité fournisseur, celui de la comptabilité clients, le responsable des saisies de réception, le service informatique, les équipes du prestataire ainsi que le directeur projet du client.

Cette équipe doit être complétée par un comité de pilotage mensuel a minima, composé de membres de la direction uniquement. Il a pour mission d’apporter des solutions ou de répondre à des questions du comité projet.

Le rôle de directeur projet a toute son importance dans cette structuration, car il doit en toute agilité savoir être à l’écoute du comité projet et être le liant entre les deux instances. C’est lui qui doit également veiller au respect du planning et des engagements budgétaires.

Le prestataire doit analyser les attentes clients en amont et ses besoins pour coller au mieux à son offre et proposer un budget adéquat. Guillaume Alves, Ingénieur Avant-vente chez AGS Records Management conseille « d’opter pour une approche globale quant à la mise en œuvre afin de tenir au mieux l’aspect financier du projet ».

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💡 Conseil N° 3 : S’appuyer sur un mode opératoire optimisé

Le mode opératoire est un document contractuel qui engage le client et le prestataire. Il est établi pour cadrer le processus de dématérialisation dans un contexte d’externalisation du traitement des factures. Réussir la rédaction de ce document passe par la tenue d’ateliers de spécification détaillés afin de réaliser la prestation en conformité avec ce qui a été vendu. Le mode opératoire comprend à la fois le cahier de spécifications détaillées et celui de spécifications techniques. Ces documents doivent être compréhensibles pour l’ensemble des équipes pour couvrir l’intégralité de la solution mise en production.

💡 Conseil N° 4 :  Optez pour des solutions sur mesure

Se tourner vers un prestataire qui place les clients au centre de ses préoccupations permet d’obtenir des solutions individualisées, car ledit prestataire joue sur son agilité et sa souplesse pour s’adapter et ne rien imposer aux clients.

💡 Conseil N° 5 :  Intégrez le processus de dématérialisation des factures dans un projet transversal de la chaîne achats

Bien au-delà de la seule dématérialisation des factures, les entreprises doivent penser leurs projets globalement, de la commande des achats au paiement pour obtenir un retour sur investissement complet. La mise en place d’un projet le plus optimisé possible permet de recentrer les collaborateurs sur le cœur de métier et des tâches à forte valeur ajoutée et d’ainsi automatiser les autres fonctions.

AGS Records Management vous livre ces conseils en vue de la mise en application de la loi Finances 2024. Car un projet de dématérialisation se pense en amont et la conduite du changement avec ses fournisseurs et ses clients ne se fait pas en un jour. Se renseigner dès maintenant, choisir son prestataire et la plateforme la plus adéquate permettra aux entreprises d’assurer une transition en douceur.

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