Archivage électronique : déploiement d’un Système d’Archivage Électronique
Comment et pourquoi archiver les documents dans un S.A.E ?
Le S.A.E est une solution très complète et donc très complexe à mettre en œuvre. Le recours à un prestataire externe est fortement recommandé, car le développer en interne exige du temps, des besoins et des compétences techniques que nombre d’entreprises n’ont pas.
Le déploiement d’un S.A.E, comment faire ?
Les exigences auxquelles doit répondre un Système d’Archivage Électronique impliquent de recourir à de multiples expertises et requièrent un matériel performant et fiable, qui devra être renouvelé au gré des maintenances et des migrations. Le prestataire pourra immédiatement intégrer le S.A.E après avoir défini les besoins de l’entreprise et élaboré une solution d’archivage de documents adaptée.
La mise en place d’un S.A.E doit suivre six étapes :
- L’étude de l’environnement légal et juridique : elle permet de circonscrire le périmètre du S.A.E et implique d’analyser le contexte juridique et réglementaire de l’entreprise (enjeux de cybersécurité, économiques, juridiques, types de documents concernés, etc.). Un inventaire des documents émis et reçus par l’entreprise doit être effectué.
- L’étude de l’environnement financier et technique
- La définition d’un cahier des charges selon le type de S.A.E choisi
- La validation des spécifications
- La définition d’un premier test sur seulement quelques services, fonctions ou documents
- Le contrôle de la conformité
Le déploiement d’un S.A.E constitue un vrai projet d’ampleur pour une entreprise et nécessite un accompagnement spécifique avec des experts de différents domaines et compétences. Surtout, cette démarche demande en interne une adaptation culturelle de l’ensemble de l’entreprise avec le renforcement de la collaboration entre informaticiens, archivistes et records manager. Sur le plan organisationnel, l’archivage électronique induit de nouveaux processus métier et de nouvelles méthodes de travail qui bouleversent le quotidien. Tous les acteurs de l’entreprise sont concernés et doivent s’approprier ces nouveaux processus, les maîtriser pour pouvoir les utiliser correctement au quotidien.
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A quel moment mettre en place un S.A.E ?
La mise en place d’un S.A.E dépend des besoins de l’entreprise. Plusieurs raisons peuvent la pousser dans cette direction, comme l’absence d’une gestion fiable du cycle de vie de l’information de l’entreprise ou la prise de conscience de la nécessité de recourir à un S.A.E suite à un déménagement ou suite à un audit sur la gestion des documents internes. Dans la plupart des cas néanmoins, le S.A.E est instauré lors d’un projet de transformation digitale devenu nécessaire pour des raisons économiques.
Pourquoi il me fera passer un cap dans ma transformation digitale ?
Le S.A.E représente un puissant levier en termes d’efficacité, de pérennité, de confidentialité et d’intégrité des données. Plus encore lorsqu’il est associé à une Gestion Électronique de Documents (GED). La GED centralise l’ensemble des documents d’entreprise dans un référentiel unique, quels que soient leur source ou leurs formats et permet de fluidifier le partage des informations. Associer une GED le S.A.E permet aux archivistes de conserver les documents validés, gérer le cycle de vie des documents dans le respect des durées légales de conservation et la destruction contrôlée à échéance de sa durée de conservation légale avec un outil adapté.
Découvrez les solutions de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :
- WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
- WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
- WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
- WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
- WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
- WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme