ArcHybrid®, ou comment conjuguer sécurité et efficacité

Soucieuse de faire face à l’ensemble des besoins de ses clients, PRO ARCHIVES SYSTEMES propose le concept ArcHybrid® : la réponse aux flux croissants d’informations échangées sur supports hétérogènes.

Si le volume de documents aux formats natifs électroniques ne cesse de croître, une fraction importante des documents originaux reste sur support papier. Leur version numérique, bien qu’obtenue selon les règles de l’art, reste alors au regard de la loi une « copie ».

Notre concept ArcHybrid® assure dans ce cas une conservation simultanée de l’original papier et de sa copie électronique, pour conjuguer les avantages du numérique aux exigences juridiques.

Vers une réduction du papier

Face au mythe du « zéro papier », ArcHybrid® introduit le « Office Paper-Less » : un choix d’optimisation des volumes conservés et de sécurisation. Un choix également de pérennité de vos archives sachant que le délai de conservation des documents pour les entreprises est en moyenne de 5 ans et varie entre 1 an (comptabilisation des horaires des salariés) à 10 ans (pièces comptables, comptes annuels,…).

Dans ce contexte, PRO ARCHIVES SYSTEMES propose une solution de porte d’entrée unique, qui fournit des services d’archivage électroniques et physiques, de signature électronique et horodatage, ainsi que de contractualisation B2B.

Le concept ArcHybrid® en schéma

ArcHybrid®, solution d'archivage mixte

 

 

La facilité de recherche, d’accès et de partage des documents numérisés sont – comme pour l’archivage des documents originaux numériques – des atouts indéniables, dont vous bénéficiez pour l’activité courante. En cas de litige, lors de la consultation du document électronique, vous pouvez d’ailleurs aisément demander la transmission de la version papier originale du document.

Le papier n’a pas encore dit son dernier mot !

Dans un contexte normatif qui évolue rapidement, la solution ArcHybrid® demeure l’un des services de PRO ARCHIVES SYSTEMES les plus demandés. Bien que des évolutions réglementaires récentes ou la jurisprudence ont laissé croire à la fin du papier, une lecture approximative et inexacte est à l’origine de cette interprétation.

A titre d’exemple, l’administration fiscale, dans le contexte d’un contrôle, accepte désormais les copies électroniques réalisées selon certains critères (Arrêté du 7 janvier 2016). Or, cela n’implique pas pour autant que la pièce comptable soit acceptée comme originale dans un tribunal dans le contexte d’un litige. En toute logique, cet arrêté n’autorise pas la destruction du papier, qui reste d’un point de vue légal le seul original.

Vous pouvez trouver une liste exhaustive des délais de conservations par type de document sur le site Service-Public.fr

Une interface Internet unique

Notre solution intègre différents modules accessibles via une interface sécurisée (HTTPS). Cette interface, véritable portail en ligne de gestion d’archives, est une solution modulaire proposant tous les éléments nécessaires permettant de gérer de façon unifiée les documents physique et électroniques.

Le portail propose les modules suivants :

  • Module de versement – Réalisation des inventaires
  • Module de gestion interne – Archivage internalisé
  • Module de gestion externe – Archivage externalisé
  • Module SAE – Système d’archivage à valeur probante
  • Module coffre-fort – Archivage électronique
  • Module SAG – Hébergement de documents

 

Modules disponibles dans l'interface web unique

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