TPE – PME, en 2023 c’est le moment d’opter pour la signature électronique
Gagnez en productivité !
Avez-vous déjà pensé au nombre de documents que vous signez chaque semaine, chaque mois ou chaque année ? Non ? Vous devriez et vous opteriez rapidement pour la signature électronique, devenue un incontournable depuis les confinements et le développement du télétravail. Un choix clé pour améliorer l’expérience client et collaborateur.
Si les grands groupes ont souvent passé le cap de la signature électronique, les plus petites entreprises sont plus en retrait. Selon une étude Markess by Exægis d’ici 2023, 87 % des entreprises auront adopté une solution de signature électronique. Cette solution représente bien des avantages et sa mise en place se fait de plus en plus facilement en fonction des besoins spécifiques et usages des petites structures.
Elle permet d’abord de gagner en efficacité et en flexibilité, l’un des grands défis quotidiens des TPE et PME, portées par une stratégie toujours plus agile. Elle peut être utilisée pour faciliter les relations entre les fournisseurs, les clients et le fonctionnement en interne des entreprises. « Elle devient même un critère de choix pour certains fournisseurs ou clients désormais », assure Philippe Rocuet, Directeur général d’AGS Records Management.
Découvrez le guide complet de la signature électronique
Une solution économique et écologique
La signature électronique permet d’économiser dans les budgets annuels, car elle permet de supprimer de nombreux coûts liés à la signature manuscrite.
Désormais, les services commerciaux, des achats ou encore des Ressources Humaines peuvent utiliser le numérique dans tous leurs processus de contractualisation pour signer leurs documents (devis, factures, contrats de vente, contrats de travail). Une aubaine à l’heure où les prix du papier n’ont jamais été aussi hauts du fait de la crise énergétique. Et bonne nouvelle : la signature électronique profite aussi à la planète et à la responsabilité environnementale des entreprises. Utiliser la signature digitale sans recourir au papier permet de réduire l’empreinte écologique.
La signature électronique accélère la productivité des PME/TPE
Côté collaborateurs, la signature électronique leur permet de se recentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Plus de temps perdu à faire des relances pour obtenir les documents signés, ni à les numériser. La possibilité de consulter et signer tous les documents à distance fait gagner un temps considérable aux équipes.
Intégrée à un outil de gestion de la relation client, ou à une Gestion Électronique de Documents (G.E.D) via API, la signature électronique, très simple d’utilisation, permet d’accélérer les cycles de vente en offrant la possibilité à différents signataires éloignés géographiquement de s’affranchir des contraintes d’organisation et de signer un contrat de vente, un bon de commande, un devis en quelques clics.
De leur côté, les directions administratives et financières vont mieux structurer leurs processus internes grâce au système de workflows pour automatiser les différents niveaux de validations. Le service RH, quant à lui, peut optimiser l’onboarding et simplifier les processus RH. Les services juridiques, peuvent protéger leurs accords sans effort.
La signature électronique permet à l’entreprise tout entière de se concentrer sur des opportunités business dans un marché de plus en plus concurrentiel. Elle constitue un atout pour réduire les délais de traitement et améliorer la productivité des collaborateurs. Avec à la clé : une croissance du chiffre d’affaires.
Une étape de plus vers la digitalisation des PME TPE
Pour autant, cette solution ne fait pas une croix sur la sécurité, loin de là. La signature électronique protège contre la fraude grâce au chiffrage des données des clients et de l’entreprise, elle a également la même valeur juridique que la signature manuelle et offre un plus haut niveau de sécurité contre l’usurpation d’identité. Enfin, les documents sont archivés dans un coffre-fort numérique ou S.A.E garantissant ainsi la valeur probatoire du document signé électroniquement.
Afin de coller au mieux aux attentes et besoins des TPE et PME, AGS Records Management propose une solution de signature électronique dédiée. Très simple d’utilisation et rapidement opérationnelle, les utilisateurs suivent en temps réel le statut d’une signature ou effectuent des relances automatiques en cas de retard du client. La signature électronique, un atout qui simplifie la vie des dirigeants.
Découvrez notre solution de signature électronique
Pour Philippe Rocuet, « le recours à la signature électronique entre dans l’objectif de digitalisation des TPE et PME afin d’améliorer l’expérience client. Cela témoigne d’une réelle volonté d’innover et de faciliter les démarches, ce qui en fait un moyen simple de se démarquer de la concurrence ».
Découvrez les solutions de dématérialisation et d’archivage électronique AGS Records Management :
- WiDO@PAIE : Solution pour l’archivage électronique des bulletins de paie
- WiDO@FACT : Solution de dématérialisation et d’archivage électronique des factures
- WiDO@SIGN : Solution de signature électronique
- WiDOGED : Solution de gestion électronique de documents (GED)
- WiDOCOFFRE : Solution d’archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire
- WiDO@URBANISME : Solution pour l’archivage électronique et la numérisation des documents d’urbanisme