C’est quoi un tiers archiveur
Un tiers archiveur est une entreprise spécialisée dans l’archivage et la conservation sécurisée de documents pour le compte d’un tiers. Pour faire simple : il s’agit d’un prestataire de services d’archivage.
Pourquoi passer par un tiers archiveur
Passer par un tiers archiveur, entreprise spécialisée dans l’archivage, a plusieurs avantages :
- Expertise : Les entreprises spécialisées disposent d’une expertise spécifique dans les techniques d’archivage physique ou numérique. Ces entreprises ont mis au point des procédures performantes pour archiver les documents. Elles respectent également des normes et réglementations strictes.
- Sécurité : Dans l’archivage, la sécurité est un point primordial. Il faut sécuriser les données aussi bien contre les menaces environnementales (feu, humidité, température) que contre les menaces humaines (intrusions et cyberattaque, vol). Les prestataires d’archivage mettent ainsi en place des moyens de protection physique contre le feu et l’eau, des systèmes de gestion des accès pour limiter l’accès aux documents aux seules personnes autorisées, ou encore des solutions de chiffrement dans le cas de l’archivage électronique.
- Conformité : Les prestataires d’archivage répondent aux lois et règlementations et peuvent présenter des certifications, attestations et certificats d’archivage. Ces certifications sont indispensables pour l’archivage de données dans certains domaines comme la santé, la banque ou le service publique.
- Economies d’échelle : Externaliser l’archivage permet de créer des économies d’échelle en réduisant ses infrastructures ou ses salariés et en optimisant ses processus via des solutions éprouvées.
- Durée de conservation : L’expert en archivage connait les durées légales de conservation de chaque type de document. Les processus mis en place permettent d’être à jour sur ces délais pour ne conserver que ce qui est légalement nécessaire. Des procédures d’élimination automatisées nettoient le fond documentaire avec régularité.