Qu’est-ce qu’une archive définitive ?
Les archives définitives regroupent tous les documents déjà triés et qui n’ont pas fait l’objet d’éliminations. Ces archives n’ont pas vocation à être détruites, au contraire, elles doivent être conserver sans limite de durée.
Durée de vie des archives
Les archives sont catégorisées en 3 groupes :
- Archives courantes
- Archives intermédiaires
- Archives définitives
Les archives définitives sont le dernier stade de conservation des archives. Tous les documents n’ont pas vocation à devenir définitifs. Un grand nombre d’archives actives ou semi-actives peuvent être détruites à l’issue de leur durée légale de conservation.
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Traitement des archives définitives
Les archives définitives ont une valeur particulière. Elles sont la sauvegarde du patrimoine et la mémoire des faits.
Pourquoi conserver les archives définitives
Les archives définitives présentent un intérêt historique ou patrimonial. Elles permettent de sauvegarder la mémoire des faits et de l’activité économique et sociale des entreprises et des administrations.
Si ces documents n’ont pas un usage fréquent, ils doivent néanmoins rester disponibles et protégés, notamment en cas de litige ou d’interrogation. Comme tous documents historiques, ils peuvent permettre d’anticiper l’avenir.
Les spécificités des archives définitives
La principale spécificité des archives définitives est bien sûr leur conservation sans limitation de durée.
Mais elles sont également conservées en dehors du contexte de leur utilisation première. Les archives définitives peuvent donc servir longtemps après leur production pour des usagers qui n’en connaissent pas la genèse ni l’organisation.
Conserver les archives définitives
Le classement des archives définitives revêt une importance particulière afin de permettre aux usagers qui viendront les consulter hors contexte initial de les retrouver et de les comprendre.
Plusieurs étapes sont nécessaires pour permettre ce classement :
- Collecter les archives et les trier en fonction du type de document et du contenu.
- Classer les archives définitives selon une organisation établie (alphabétique, thématique, chronologique ou combinée).
- Décrire le contenu de ces archives.
Le traitement des archives définitives doit permettre d’accéder aux documents, de les retrouver facilement. Cela passe par la mise en place d’instruments de recherche fiables. Il s’agit aussi de sécuriser ces archives contre les pertes, les dégradations et les destructions.
Pour les entreprises, c’est un enjeu économique : comment les classer ? où les stocker ? Externaliser ces archives auprès d’un tiers-archiveur permet de réduire les coûts. Numériser ces documents permet d’en simplifier l’accès et le partage mais également de sécuriser leurs sauvegarde.
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