L’obligation de dématérialisation des autorisations d’urbanisme au 1er janvier 2022

L’entrée en vigueur au 1er janvier 2022 de l’obligation de dématérialisation des autorisations d’urbanisme contraint toutes les communes, sans exception, à assurer la gestion et la conservation sécurisée des documents d’urbanisme numériques produits dans le cadre de cette réforme.

Archives des communes : urbanisme de quoi parle-t-on ?

Les services d’urbanisme des Collectivités territoriales ou des Communes sont en charge d’instruire toutes les autorisations et actes du droit des sols ainsi que les demandes relatives à l’aménagement urbain (ZAC et droits de préemption) de leurs territoires.

L’urbanisme dit « réglementaire » régit l’utilisation du sol à travers la communication au public d’informations et la délivrance d’autorisations d’utiliser le sol. Les actes d’urbanisme produits quotidiennement dans le cadre de l’application du droit des sols permettent de documenter l’ensemble des bâtiments construits sur les communes.

Les obligations législatives et règlementaires relatives aux archives publiques

La dématérialisation des autorisations d’urbanisme va par conséquent accroître considérablement le nombre de documents numériques produits par les Collectivités. Ces données numériques sont des archives publiques placées sous la responsabilité civile et pénale du maire. Propriétaires de leurs archives, les communes sont responsables de la conservation et de la bonne gestion de leurs archives.

Si les actes d’urbanisme sont en premier lieu conservés par nécessité pratique, il n’en demeure pas moins que leur archivage est strictement encadré.

Conservation des actes d’urbanisme : Quelles typologies de documents ?

Certificat d’urbanisme : Dossier de certificat : formulaires, plans, photographies, registres.

Régime de déclaration : Dossier de déclaration : formulaires, plans, photographies, déclarations d’ouverture de chantier, déclarations attestant l’achèvement et la conformité des travaux, procès-verbal d’infraction, arrêté accordant l’autorisation, registres.

Régime d’autorisation : Dossier de permis (formulaire, plans, photographies, déclaration d’ouverture de chantier, déclaration attestant l’achèvement, certificat de conformité des travaux, procès-verbal d’infraction, arrêté accordant l’autorisation, etc.), permis accordé, permis refusé, permis sans suite.

Le respect de la Durée d’Utilité Administrative (DUA) et du sort final des documents

Selon les préconisations de la circulaire de 2014 (relative au tri et à la conservation des archives produites par les Communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activité spécifiques), les DUA des documents sont les suivantes :

  • DUA 5 ans => pour les déclarations préalables (pour certaines Communes ce délai peut être une conservation définitive), les certificats d’urbanisme d’information et les déclarations d’intention d’aliéner. À charge pour la collectivité de conserver le registre mentionné ci-dessous (papier ou numérique) ;
  • DUA 5 ans => pour les demandes de permis de construire refusées ;
  • DUA 5 ans => pour les demandes de permis de construire accordées ;
  • DUA Validité => pour le registre des déclarations (papier ou numérique).

La DUA achevée, les documents sont soit détruits ou versés au service des Archives Départementales.

Afin de s’assurer de la conformité règlementaire du traitement des documents d’urbanisme, les Collectivités peuvent réaliser un état des lieux des procédures d’archivage en place au sein du service.

Le droit d’accès aux autorisations individuelles d’urbanisme

Tous documents produits ou reçus dans le cadre des autorisations individuelles d’urbanisme, permis de construire, permis de démolir, déclaration préalable de travaux, permis d’aménager doivent être présentés aux administrés en faisant la demande auprès de leur Commune (l’article L. 311-1 du code des relations entre le public et l’administration).

Une gestion électronique de ces documents d’urbanisme va permettre aux Communes de considérablement fluidifier et simplifier l’ensemble des échanges.

Documents d’urbanisme numériques : Comment garantir la pérennité des documents ?

Numérisation des actes d’urbanisme

Dans le cadre du programme DÉMAT.ADS depuis le 1er janvier 2022, les Collectivités de moins de 3500 habitants sont dans l’obligation de recevoir les demandes d’autorisation d’urbanisme par voie dématérialisée. Celles de plus de 3 500 habitants doivent quant à elles dématérialiser l’ensemble de l’instruction.

Cependant, les administrés peuvent continuer à effectuer leurs demandes et transmettre les pièces du dossier par voie papier.

Ainsi pour simplifier les réponses aux administrés et le travail des agents, une collectivité peut faire le choix de dématérialiser :

  • les fonds d’archives existants (numérisation des archives papier),
  • l’ensemble des pièces transmis par voie papier : DIA, permis de construire, pièces justificatives (numérisation de documents d’urbanisme).

Pour garantir la fiabilité du processus de numérisation et la conformité des documents numérisés les Communes doivent s’appuyer sur les préconisations de la norme NF Z42-026 qui définit les spécifications des « prestations de numérisation fidèle de documents ». Elle précise les conditions dans lesquelles doit être numérisé un document afin de permettre une équivalence entre le support papier et le format numérique.

Archivage électronique en coffre-fort à valeur probatoire Z42-020

Dernière étape et pas la moindre, comment conserver les documents électroniques d’urbanisme ? En effet, à la charge exclusive des Collectivités, celles-ci doivent s’équiper d’un espace d’archivage sécurisé à valeur probatoire NF Z42-020 afin de garantir l’intégrité des documents numériques hébergés pendant la durée d’utilité administrative (DUA).

 

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AGS Records Management est un acteur engagé dans la charte du Réseau Urbanisme et Numérique aux côtés de l’AMF, l’ACDF et le Ministère de la Cohésion des Territoires et des Relations avec les Collectivités territoriales.

 

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