Qu’est-ce qu’un bordereau d’élimination
Dans le cadre d’une prestation d’externalisation d’archives, le bordereau d’élimination est un document important qui sert à gérer et à documenter la destruction de documents archivés qui ne sont plus nécessaires ou qui ont atteint la fin de leur durée de conservation légale.
Ce certificat est essentiel pour assurer que l’élimination des documents est effectuée de manière responsable et conforme aux réglementations. Il assure une bonne gestion des documents en enregistrant les éliminations réalisées.
Que contient le bordereau d’élimination d’archives
Le bordereau d’élimination contient des informations précises sur les archives qui vont être détruites.
- Identification : description, références et périodes de conservation des documents ou dossiers qui vont être détruits.
- Raison de l’élimination : justification de pourquoi les documents doivent être détruits en référence à la politique d’archivage ou aux obligations légales.
- Procédure : description de la méthode d’élimination et confirmation que le processus respectera les normes de confidentialité et de sécurité.
- Accord : signatures des parties impliquées pour confirmer l’exactitude des informations et l’accord de la destruction.
- Confirmation de l’élimination : après la destruction, le prestataire d’archivage confirme que l’élimination a été réalisée conformément au bordereau et aux exigences convenues.