Avis expert spécialiste archivage numérique

Histoire de savoir-faire : Fanny Dubrey, Responsable qualité chez AGS RM

Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents. Fanny Dubrey occupe la fonction de responsable qualité chez AGS Records Management et revient sur l’étendue de ses missions au quotidien.

Système Qualité AGS RM Fanny DubreyRencontre avec Fanny Dubrey Responable Qualité chez AGS Records Management

 

Entrée en 2013 chez AGO comme responsable qualité et chargée de marketing, Fanny Dubrey a connu toutes les évolutions de l’entreprise jusqu’à aujourd’hui. Elle a ainsi été au cœur de la définition de toute la politique qualité, d’abord pour AGO puis pour PRO ARCHIVES SYSTEMES et désormais pour plusieurs filiales d’AGS Records Management.

Sa mission au quotidien, elle la définit à travers trois mots forts en sens et en portée : rigueur, pédagogie et relationnel. « La qualité peut paraître comme un sujet obscur et compliqué, mais je fais tout pour rendre ça le plus lisible possible pour tout le monde afin que nos entreprises respectent bien les certifications qu’elles possèdent ».

Instaurer une relation de confiance

Au quotidien, elle effectue des audits internes sur les différents sites, « comme si elle était un auditeur AFNOR ». Respect des procédures, Infrastructures, vérifications de sécurité, port des équipements de sécurité, remontées des informations aident l’entreprise à être toujours plus conforme aux certifications qu’elle détient. « Le but n’est pas de faire la police, mais bien d’instaurer une relation de confiance dans le dialogue », assure celle qui place la pédagogie au cœur de sa mission. « Il faut être à l’écoute des équipes et savoir leur parler, mais aussi connaître leurs problématiques concrètes sur le terrain, assure-t-elle. Être confronté à leur réalité permet de coller au mieux à leurs attentes ». Elle forme ainsi les équipes à la qualité, mais aussi aux gestes et postures de manutention pour réduire au mieux les douleurs des salariés et prévenir les accidents du travail.

En tant que pilier de la qualité dans le groupe, Fanny Dubrey est présente à chaque audit client et lors des venues des auditeurs AFNOR sur les différents centres de conservation d’AGS Records Management en France mais également en Corse, aux Antilles, à Mayotte, à la Réunion ou encore à Tahiti.

Fédérer autour de la qualité

Ses missions quotidiennes ont évolué avec le changement de dimension de l’entreprise. Si elle délègue davantage les audits internes, elle multiplie les audits de certification pour de nouveaux sites. Dans la liste des projets qu’elle mène actuellement, elle travaille à l’obtention de la certification NF Z42-013 à court terme. Elle sort alors de sa zone de confort, car elle doit comprendre les enjeux techniques de cette norme liée au SAE. « Je ne peux pas m’endormir sur mes lauriers, je suis tout le temps à chercher de nouvelles manières de faire passer l’information aux salariés. Je dois diffuser l’information et faire en sorte qu’ils comprennent ce que je veux leur dire pour fédérer tout le monde autour de la qualité ».

Sur le plan de la qualité pure, elle s’occupe aussi de la traçabilité des archives et s’assure que l’intégrité des archives est bien respectée par les collaborateurs, que chaque dossier porte bien son étiquette de suivi, que le site est propre et rangé…Elle sensibilise également à la qualité les nouveaux salariés pour vérifier qu’ils ont bien acquis toutes les informations nécessaires en matière de sécurité et de qualité, disponibles dans la documentation fournie par son service.

Une politique qualité pour chaque entité

Dans le cadre de ses missions, elle passe du temps à constituer un système documentaire de qualité tant pour les salariés que pour les clients. « Mon activité est très riche et forte en relationnel à la fois en interne et en externe, précise-t-elle. A travers les clients, Je découvre des secteurs d’activité très différents et c’est très intéressant ».

Régulièrement, elle rédige la politique qualité AGS Records Management pour coller au mieux au périmètre du groupe et la livre aux salariés. « Accompagner cette politique d’un jeu par exemple ou de fascicules en mode livret permet de faire passer les messages importants, explique-t-elle. L’objectif est toujours le même : lorsqu’un auditeur AFNOR vient, les équipes doivent être capables de retranscrire ce qu’elles ont compris ».

 

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