Comment PRO ARCHIVES SYSTEMES garantit la qualité à ses clients ?

L’importance des certifications pour l’archivage de documents

Dans l’archivage, les certifications que possèdent les acteurs du secteur sont essentielles à leur développement et gage de sécurité pour les clients. Elles permettent à la fois de gagner en compétitivité et de faire connaître les bonnes pratiques de chaque structure. PRO ARCHIVES SYSTEMES en possèdent déjà, mais entend accroître son panel de référentiels pour faire la différence.

L’archivage physique et numérique devient une priorité pour de nombreuses entreprises dans des secteurs aussi divers que la santé, la banque ou dans le cadre d’institutions publiques. Face à cet essor, les acteurs de l’archivage doivent apporter des garanties de qualité et de sécurité des données à leurs clients. PRO ARCHIVES SYSTEMES multiplie les référentiels qualité afin d’être en adéquation avec les demandes du marché.

Fanny Dubrey est responsable qualité pour PRO ARCHIVES SYSTEMES. Au quotidien, elle travaille sur l’ensemble des certifications auxquelles peut prétendre l’entreprise. « Si on ne doit en choisir qu’une seule, c’est la NF Z 40-350 », assure-t-elle. Et pour cause : cette certification AFNOR sur l’archivage physique concerne le cœur de métier de PRO ARCHIVES SYSTEMES et est gage de sécurité dans les conditions d’archivage.

Cette certification porte sur les prestations d’archivage et de gestion externalisée des documents comme les enlèvements des archives, les inventaires, les modalités de conservation ou encore la gestion des communications. PRO ARCHIVES SYSTEMES possède également l’ISO 9001 version 2015, qui constitue la « base » en termes de qualité dans la mise en place d’un système documentaire.

Inculquer la culture qualité aux collaborateurs

Pour les obtenir, Fanny Dubrey effectue un travail minutieux. « Je m’appuie sur les référentiels AFNOR et dois vérifier que tout est bien appliqué et applicable dans nos différents sites », explique-t-elle. Elle s’y rend une fois par an physiquement, mais se réfère également aux audits internes, aux audits clients et à l’ensemble des rapports de sécurité des bâtiments et de la conformité.

« Je dois expliquer comment sont réalisées les prestations d’archivage physique chez nous et détailler les processus avec des instructions documentaires », poursuit-elle. Une démarche qui a un coût et qui implique donc toute l’entreprise. « Tous les collaborateurs savent que c’est une démarche onéreuse et font donc tout pour respecter les référentiels », assure-t-elle.

Au quotidien, elle s’assure donc de la bonne application des process afin que chaque site soit toujours prêt à être audité ou visité par un client. « Mon métier n’est pas tant de préparer le référentiel que d’inculquer la culture qualité aux collaborateurs », affirme-t-elle.

Des certifications pour trois ans

Actuellement, elle travaille à l’obtention de ces certifications pour d’autres structures du groupe MOBILITAS, notamment pour AGS DOM-TOM en Martinique, Guyane et Guadeloupe. « Les équipes découvrent certains référentiels et je dois les amener à modifier leur manière de travailler par moments », souligne-t-elle.

Les certifications AFNOR sont délivrées pour un cycle de trois ans, au terme duquel un audit de renouvellement a lieu. « Ces référentiels sont aujourd’hui des obligations, sinon nous serions écartés de fait de certains appels d’offres », assure la Responsable qualité.

Deux normes indispensables dans l’archivage numérique

Du côté de l’archivage numérique, des certifications sont aussi nécessaires pour faire la différence avec d’autres acteurs du secteur. « Il en faut a minima deux : la NF Z 42-013 et la NF Z42-026 », selon Fanny Dubrey. Si PRO ARCHIVES SYSTEMES entend obtenir les deux rapidement, la Responsable qualité se concentre pour l’instant sur la deuxième. La norme NF Z42-026 est complémentaire de la NF Z42-013, car elle assure la numérisation fidèle et assure aux clients que toutes les règles sont respectées pour que le document numérique créé corresponde à 100% au document papier. Ce référentiel technique permet de poser les bases d’un système qualité efficace.

La norme NF Z42-013 est complémentaire de la NF Z42-026 car elle porte sur le système d’archivage électronique (SAE) et nécessite de nombreux critères de sécurité. Elle permet d’assurer une conservation pérenne des documents numérisés.

« Avec ces deux normes, le client a la garantie que le document a une valeur probatoire et peut même envisager de supprimer le document papier », explique Fanny Dubrey. Mais si les référentiels des deux normes ont des points communs, celui de la NF Z42-013 demande des avis d’experts et nécessite donc davantage de temps pour l’obtenir. « Mais elle constitue un avantage concurrentiel important aujourd’hui pour accéder à des marchés, car seuls quelques prestataires l’ont obtenu jusqu’ici. C’est donc notre objectif de fin d’année ou de 2022 », souligne-t-elle.

Archives gestion électronique

Un management qualité essentiel

Pour y parvenir, Fanny Dubrey doit sensibiliser les équipes aux exigences des référentiels numériques, qui s’avèrent plus techniques que sur l’archivage physique. « La dynamique d’accompagnement part des responsables de l’entreprise, qui comprennent les exigences des référentiels et pourquoi l’entreprise doit les obtenir, explique la Responsable qualité. Cette impulsion a pour conséquence que tous les collaborateurs rentrent dans la dynamique qualité et intègrent cette culture qualité dans leurs habitudes quotidiennes ».

Dans un futur proche, PRO ARCHIVES SYSTEMES aimerait également obtenir la norme ISO 27001 sur la sécurité de l’information, qui est de plus en plus demandée par les clients en termes de sécurité globale, des hommes, des locaux, des données ou encore du domaine de l’informatique.

 

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