Nouvelle salle de numérisation pour PRO ARCHIVES SYSTEMES

Aujourd’hui, grâce aux différentes mesures adoptées pour rendre la copie numérique fiable, il est possible de se débarrasser des originaux papier. PRO ARCHIVES SYSTEMES a justement mis en place une salle de numérisation conforme à la norme NF Z42-026.

PRO ARCHIVES SYSTEMES vient, en effet, de créer, au sein de ses locaux, une nouvelle salle de numérisation de 150 m2 répondant à la norme NF Z42-026. Cette norme Afnor, homologuée en mai 2017, définit les règles de l’art en matière de numérisation des documents sur support papier et décrit le processus de numérisation et les contrôles à mettre en œuvre pour réaliser des copies fiables. En complément, pour apporter des garanties de conformité à cette norme NF Z42-026, l’Afnor a élaboré une certification (la NF 544) dont le référentiel est en cours de finalisation. Après audit spécifique, elle sera attribuée aux prestataires de numérisation qui en feront la demande.

3 niveaux de services 

Cette salle de numérisation dont l’accès et l’utilisation sont rigoureusement contrôlés (identification par badge, contrôle d’accès, sécurité anti-intrusion, sécurité électrique, incendie, etc.) est dédiée au traitement de tout type de documents, depuis les courriers entrants jusqu’aux factures fournisseurs, en passant par les documents les plus sensibles de nos clients. Ce qui nous permet désormais de proposer trois niveaux de services, en fonction des besoins des clients : n Numérisation standard : les documents qui nous sont confiés sont préparés, triés, numérisés, indexés, injectés dans une GED et conservés au format papier.

  • Numérisation  1 étoile  : les documents qui nous sont confiés sont préparés, triés, numérisés, indexés et archivés dans un SAE conforme à la norme NF Z42-013.
  • Numérisation 2 étoiles : une convention de numérisation est alors établie avec le client. Celle-ci définit l’objet de la prestation, encadre le processus global, précise les différentes tâches, ainsi que les responsabilités et les obligations de chaque partie. Les documents sont préparés, triés et transitent par une chaîne de numérisation répondant aux exigences de la norme NF Z42-026, avant d’être indexés et versés dans un SAE conforme à la norme NF Z42-013. Le papier peut dès lors être détruit.

 

Une question de risque

En fonction des documents concernés, les clients peuvent opter pour l’un ou l’autre de ces 3 niveaux de services. Cela dépend du risque et de leurs enjeux de conformité. Une fois ce choix effectué, nous centralisons la réception et le traitement des documents et proposons également des outils de connexion à leurs outils métier (logiciels comptables, logiciels RH, logiciels GED, CRM, etc.). Nos équipements nous permettent par ailleurs de traiter un volume important de flux.

 

Externalisation des opérations

Cette nouvelle salle de numérisation s’ajoute donc aux cinq centres de production numérique existants (Paris, Troyes, Nantes, Aurillac, Toulouse) et nous permet de numériser tout type de documents entrants (factures fournisseurs, bons de commande, contrats fournisseurs, documents bancaires, notes de frais, courriers entrants) et sortants (contrats de travail, fiches de paie, contrats clients, documentation technique).

 

PRO ARCHIVES SYSTEMES
Jean-Marc GIUDICELLI
Directeur du Développement des nouvelles technologie

Tél. : 02 51 70 94 00 / Mobile : 06 88 63 24 90
@ : jm.giudicelli@proas.fr

 

 

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