Pourquoi externaliser vos archives ?
Faire confiance à un tiers-archiveur est toujours une décision complexe pour une direction d’entreprise, qui apparente cette démarche à une prise de risque. Pourtant, bien loin d’être contraignante, l’externalisation présente bien des avantages.
Savoir retrouver facilement un contrat de travail, apporter une preuve en justice ou encore faire le tri dans les archives à l’échéance légale de conservation… Autant d’actions qu’il est possible de déléguer à un expert de l’archivage, comme AGS RM.
Si certaines entreprises hésitent à se lancer dans cette démarche souvent pour des raisons psychologiques, d’autres, poussées par un manque de ressources ou de compétences, y voient bien les intérêts. Et pour cause : confier la conservation et la gestion de ses archives à un spécialiste permet de gagner en productivité par différents biais. À commencer par le gain de place. Externaliser permet de libérer des mètres carrés, des espaces de travail pour les salariés et de mieux rentabiliser les locaux.
Des économies certaines
L’archivage constitue un poste de dépenses incompressible et important dans une entreprise, notamment quand l’activité implique beaucoup de documents. Faire appel à un spécialiste permet également de mieux maitriser ses coûts, de limiter les dépenses inutiles en interne et de réorienter les ressources internes vers des activités plus stratégiques et vers le cœur de métier de l’entreprise. Côté financier, la conservation d’un mètre linéaire d’archives externalisées coûte en moyenne quatre fois moins cher chez un tiers archiveur qu’en interne.
Un atout sécurité
Parallèlement, la sécurité apportée par un professionnel est souvent supérieure à celle des locaux d’une entreprise, en termes d’intégrité et de confidentialité. En faisant appel à un tiers-archiveur fiable, vous assurez à vos documents un traitement expert et une sécurité renforcée. Les centres de conservation sont conçus avec un haut niveau de sécurité et des technologies de pointe pour éviter toute intrusion et toute destruction des documents. L’accès aux salles de conservation est limité à certaines personnes et non disponible à n’importe quel salarié.
Le tiers-archiveur doit en effet respecter de nombreuses normes et certifications (ISO 9001, NF Z 40 350…) pour pouvoir accueillir des archives sur ses sites. AGS Records Management gère par exemple l’accès aux archives et la traçabilité des entrées-sorties pour consultation et propose des interfaces Web Clients et des reportings.
La garantie de qualité
Face aux normes de plus en plus exigeantes, il est désormais essentiel de mettre en place des solutions de gestion documentaire pour répondre aux exigences légales. Archiver chez un tiers permet également de respecter les obligations légales de conservation des documents, et de perpétuer le patrimoine documentaire de votre entreprise. L’expert possède la connaissance nécessaire pour guider l’entreprise sur les durées de conservation des différentes archives.
À tous ces atouts s’ajoute l’expertise apportée par un professionnel dont l’approche permet de définir une stratégie documentaire efficace, une rationalisation des archives conservées et éliminées, ainsi qu’une meilleure traçabilité des documents. Ses engagements qualité validés par des certifications assurent aux entreprises clientes une garantie solide pour la conservation et la gestion de leurs archives.
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