Pourquoi dématérialiser les bulletins de paie ?

Notre expert en Solutions Digitales, Mickaël Sansiquier, vous expose les principaux bénéfices d’un processus totalement dématérialisé.

Bénéfice N°1 – Gagner du temps pour faire votre métier !

Depuis le 1er janvier 2017 les entreprises ont la possibilité de distribuer les bulletins de paie à leurs salariés par voix électronique via un Coffre-Fort. Le bulletin de paie électronique devient la norme, le format papier est désormais une exception. Le décret n°2016-1752 du 16 décembre 2016 fixe les modalités de mise en œuvre du bulletin de paie électronique, en définissant la durée de disponibilité et les conditions d’accessibilité du bulletin de salaire dans le Coffre-Fort numérique.

La dématérialisation des bulletins de paie permet de gagner en efficacité en automatisant certaines tâches chronophages : impressions sans fin, mise sous pli fastidieuse, … vos gestionnaires RH peuvent ainsi se consacrer à des missions à plus forte valeur ajoutée.

 

Points Forts dématérialisation bulletins de paieTerminées les tâches administratives ! Vous pouvez vous concentrer sur la gestion des compétences et la motivation de vos collaborateurs.

 

Bénéfice N°2 – Réaliser des économies

En supprimant les coûts liés à l’impression, la mise sous pli et à l’affranchissement, vous divisez par 3 le coût de distribution de votre bulletin de paie. Beaucoup de coûts masqués disparaissent avec un processus dématérialisé (NPAI, demandes de duplicatas…). Plus de pression pour gérer la distribution des bulletins paie en fin de mois.

 

Points Forts dématérialisation bulletins de paieDes économies sur le coût d’impression des bulletins, sur le coût de distribution ! n’attendez pas pour prendre contact avec nos experts.

 

Bénéfice N°3 – Offrir un service innovant et gratuit aux salariés

58% de salariés sont favorables à la mise en place du bulletin dématérialisé. Grâce à notre plateforme WiDO@PAIE, vos collaborateurs peuvent accéder à leurs documents RH à tous moments, n’importe où et depuis n’importe quels supports (téléphone, tablette, ordinateur). L’accès à leur coffre-fort personnel est sécurisé via un système d’authentification. Chaque salarié dispose d’un espace de stockage personnel de plusieurs GO pour stocker ses documents de carrière essentiels.

 

Points Forts dématérialisation bulletins de paieVous proposez à vos salariés un service, respectueux de l’environnement (0 papier) innovant et gratuit à vie.

Concrètement comment fonctionne de notre solution de dématérialisation des bulletins de paie : WiDO@PAIE ?

Les atouts de notre solution de dématérialisation des bulletins de paie : WiDO@PAIE

Une solution clé en main

Simple, ergonomique et rapide à mettre en place, WiDO@PAIE est compatible avec tous les SIRH du marché. Pas d’installation technique lourde, ni d’API à programmer, un simple dépôt de vos fichiers PDF et notre plateforme gère de façon autonome la distribution des bulletins de salaire à vos salariés.

Un archivage conforme aux obligations légales

Les bulletins de paie de vos salariés sont conservés dans un espace d’archivage électronique conforme à la norme NF Z42-013. Ces derniers sont consultables pour une durée de 50 ans ou jusqu’aux 75 ans du salarié. Avec la solution WiDO@PAIE vous avez la garantie d’une parfaite conformité avec les obligations légales en vigueur.

Un accompagnement pas à pas par nos experts

Pour vous guider dans votre démarche, PRO ARCHIVES SYSTEMES met à votre disposition un kit de démarrage à distribuer à salariés. Vos équipes RH sont formées à notre solution par nos experts et une plateforme d’aide est disponible 24h/24.

Trois obligations légales à respecter par l’employeur avant de distribuer les bulletins de paie par voie électronique

1. Informer les salariés

Avant de mettre en place le bulletin de paie électronique, vous devez prévenir vos salariés au moins 30 jours avant la distribution du premier bulletin de paie électronique. Vous devez également les informer de leur droit de refuser le format électronique. Le salarié qui souhaite continuer à recevoir son bulletin au format papier doit l’exprimer clairement, par courrier daté et signé à son employeur.

2. Assurer la confidentialité des bulletins de paie dématérialisés

Les bulletins de paie sont une donnée sensible dont vous devez garantir la confidentialité auprès de vos salariés. Le bulletin de paie électronique doit être conservé dans un coffre-fort numérique pour garantir que ses données d’origine ne seront pas modifiées.

3. Garantir la disponibilité des bulletins de paie dématérialisés

Vous devez garantir à vos salariés un accès à son bulletin de paie électronique pendant la durée définie par la loi, soit pendant 50 ans, soit jusqu’à ce que le salarié ait atteint l’âge de 75 ans.