Qu’est-ce qu’un fond d’archives
Un fond d’archive ou fond documentaire est une collection de documents conservés pour une utilisation future. Il peut s’agir d’une conservation de document du patrimoine ou de documents professionnels comme des factures, des contrats ou des plans.
Comment construire un fond d’archive
Un fond d’archive se construit tout seul, naturellement, par le stockage régulier de vos documents d’entreprises. Mais pour le structurer et l’organiser efficacement, une opération de récolement est nécessaire.
Voici les étapes pour organiser votre fond documentaire :
- Evaluation de vos documents : Il s’agit d’évaluer chaque document pour en déterminer la pertinence. Est-il nécessaire de le conserver pour une utilisation future ou car il est soumis à une règlementation de conservation ? C’est l’occasion d’éliminer les documents inutiles, en doublon, ou qu’il n’est plus obligatoire de conserver.
- Tri des documents : Après avoir sélectionné les documents à conserver, il faut les trier par catégorie ou sujet.
- Indexation des documents : Chaque document est indexé au fond avec des conditions de nommage et des règles archivistique établies. Ces métadonnées peuvent être aussi précises que nécessaire : titre, date de création, noms des personnes impliquées, sujet, etc… Le détail des métadonnées ajoutées doit permettre de retrouver facilement vos documents par la suite.
- Classement des documents : En parallèle de l’indexation, vous devez classer les documents par contenu et contexte (ce que vous avez déjà commencé à faire lors du tri)
- Conservation des documents : Votre fond d’archive doit être conservé dans un lieu accessible et sécurisé. Vos documents archivés ne doivent pas être altérés par le temps, des nuisibles, le feu, l’eau. Ils doivent aussi être à l’abri des pertes et du vol. C’est le moment de se poser la question du support de conservation : faut-il garder un archivage physique ou passer à un support numérique ?
- Accessibilité de vos documents : Un fond d’archive doit être accessible aux utilisateurs en ayant besoin. Mais seules les personnes autorisées doivent pouvoir y accéder. Le système de gestion de vos archives doit être en capacité de gérer les autorisations d’accès.
- Mise à jour : Un fond d’archive est un écosystème mouvant, il ne reste pas figé à un instant donné. Des documents peuvent être éliminer au fur et à mesure, de nouvelles archives sont créées en permanence. Il faut alors s’assurer que le fond documentaire est bien mis à jour dans le respect des règles de classement.
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