Quelles sont les durées légales des documents d’entreprise
La durée légale de conservation des documents varie en fonction du type de document et du pays concerné. Voici quelques durées pour la France :
- Les documents comptables et fiscaux doivent être conservés pendant 10 ans.
- Les documents sociaux doivent être conservés pendant 5 ans.
- Les documents RH doivent être conservés pendant au moins 5 ans après la fin du contrat.
- Les documents commerciaux doivent être conservés pendant 5 ans à partir de la fin de l’exécution du contrat
- Les documents immobiliers doivent être conservés indéfiniment.
- Les documents de santé doivent être conservés durant toute la vie du patient et parfois au-delà.
Découvrez en détail les délais de conservation
Le non respect des durées de conservation entraîne des sanctions lourdes
Le non-respect des durées légales de conservation des documents peut entraîner diverses sanctions qui dépendent de la nature du document. En France, les conséquences peuvent inclure :
- Sanctions fiscales : pour les documents comptables et fiscaux, le non-respect des obligations de conservation peut entraîner des sanctions de la part des autorités fiscales comme des amendes, des majorations d’impôts ou de poursuites pénales.
- Sanctions pénales : dans certains cas, notamment en matière de documents relatifs à la santé et à la sécurité au travail, la destruction ou la perte de documents peut être considérée comme une infraction pénale, pouvant entraîner des amendes voire même une peine d’emprisonnement pour les cas les plus graves.
- Sanctions civiles : si le manquement aux obligations de conservation cause un préjudice à une tierce partie, cela peut entraîner des sanctions civiles comme des dommages-intérêts.
En cas de litige, l’absence de documents nécessaires peut provoquer une position défavorable devant les tribunaux. Une entreprise dans l’incapacité de présenter les documents qui devraient être conservés peut compliquer sa défense.
Le non-respect des durées légales de conservation peut aussi provoquer des problèmes de conformité. Cette non conformité affecte la réputation de l’entreprise et peut susciter une perte de confiance de la part de ses clients et partenaires.
Il est donc crucial pour les entreprises de respecter les exigences légales de conservation des documents. Passer par un prestataire d’archivage physique et numérique prévient contre une mauvaise gestion de ses documents.