Qu’est-ce qu’un bordereau de versement d’archive ?
La procédure matérielle et administrative qui transfère des archives d’une entreprise vers un tiers-archiveur est appelée versement d’archives. Chaque transfert de documents est un nouveau versement.
Le bordereau de versement d’archives est une liste qui décrit le contenu de chaque boite à archiver lors de l’externalisation. C’est le service versant (l’entreprise qui transfert les documents) qui doit produire cette liste. AGS Records Management peut veut accompagner dans cette démarche.
Remplir le bordereau de versement
Cette liste doit être aussi précise que possible (objet, action, type de document). Bien que sommaire, cette liste doit être claire pour que quiconque puisse la comprendre. Sa précision permettra par la suite de retrouver facilement un document.
Le bordereau de versement d’archive peut contenir des noms (de personnes, d’organismes, de lieux). Il doit également décrire le type de documents que l’on va trouver dans le versement : formulaire, compte-rendu, facture, PV… Un sigle doit être développer pour éviter les confusions.
Les notions peu précises (divers, affaires générales, etc.) sont à éviter. Le versement doit permettre de retrouver les documents ultérieurement, des termes imprécis rendraient les futures recherches compliquées. Cela signifie aussi que vos documents à archiver doivent avoir un meilleur classement.
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