Histoire de savoir-faire : Eléna Vivion Archiviste Experte

Comment optimiser la gestion documentaire

Si AGS Records Management est une histoire de savoir-faire et de techniques, elle est aussi une histoire d’hommes et de femmes qui, au quotidien, contribuent à accompagner les entreprises dans leurs stratégies d’archivage et de numérisation de leurs documents. Elena Vivion occupe la fonction d’archiviste experte en Normandie et revient sur l’étendue de ses missions au quotidien.

Expertise en ingénierie archivistique et documentaire

Rencontre avec Eléna Vivion Archiviste experte au sein du Pôle Archives Conseil chez AGS Records Management

 

Le goût des archives, Elena Vivion l’attrape par hasard lors d’une visite du service des Archives départementales de Loire-Atlantique à Nantes, à l’occasion des Journées du Patrimoine. Celle qui sort d’une licence d’histoire et qui croyait vouloir devenir enseignante décide de se diriger vers un master spécialisé dans les archives à Amiens. L’occasion pour elle d’apprendre le métier d’archiviste et d’effectuer de nombreux stages, dont le dernier aux États-Unis. « Ce stage de fin d’études a clairement confirmé mon choix de travailler dans le monde des archives », affirme Elena Vivion.

Après un poste aux Archives départementales de la Seine-et-Marne, elle travaille au sein du service d’archives de l’Université Paris 1 Panthéon Sorbonne, avant de répondre à une offre d’emploi chez AGS Records Management en avril 2020. « Le poste correspondait exactement à ce que j’aime faire sur les archives, poursuit-elle. J’aime manipuler le papier et je suis plus à l’aise avec le rythme de travail que les prestations demandent. Cela me correspond mieux ».

Traiter les archives en fonction de l’étape de leur vie

Être archiviste experte la conduit à travailler sur le traitement des archives, notamment dans le domaine public. Basée à Rouen, elle travaille sous la responsabilité de Lucie Derumaux, Cheffe de projets au Pôle Archives Conseil.

Au quotidien, la jeune femme mène des inventaires sur des fonds d’archives confiés à AGS Records Management et livre des recommandations sur ce qui peut être éliminé, versé aux Archives départementales, ou conservé au sein du service. « Je suis confrontée aux trois étapes de la vie d’une archive et je dois dire où doit aller chaque document », précise-t-elle.

Ses missions se déroulent la plupart du temps directement chez le client et la conduisent à manier des archives parfois anciennes, qui n’ont pas été touchées depuis longtemps. « Notre défi est de réaliser le tri demandé par le client, souligne-t-elle. Nous travaillons en lien avec les Archives départementales, ce sont elles qui valident nos préconisations. Puis le plus souvent, nous rassemblons ce qui peut être éliminé d’un côté, et ce qui doit être versé d’un autre ». Selon le type de fonds et la manière dont il a été rangé avant son arrivée, Elena Vivion travaille entre un mois et jusqu’à trois mois d’affilée sur le même fonds. « J’éprouve une vraie satisfaction de voir les dossiers rangés à la fin d’une journée de travail, explique-t-elle. Chaque archive retrouve une place et j’en suis extrêmement heureuse ».

Son métier la mène parfois à de belles surprises, comme ce jour, où plongée dans son travail avec une collègue, elle découvre dans le fonds d’archives d’un tribunal un sac en jute contenant des lettres datant de la Révolution française. « Il s’agissait de lettres un peu étranges, dont le(s) destinataires étai(en)t inconnu(s), nous les avons signalées très vite au client », assure-t-elle.

Expertise gestion documentaire

Aussi des missions d’audit

À côté de cette fonction quotidienne, Elena Vivion peut également être amenée à conduire des missions d’audit pour des services dont les fonds représentent un volume conséquent, ou bien qui souhaitent faire une transition vers la gestion électronique de documents. Elle se souvient de cette première grosse mission pour un laboratoire qu’on lui a confié récemment. « J’ai quasiment tout organisé : mener les entretiens en visioconférence, en retirer des constats et des préconisations pour répondre au client, rédiger une synthèse…, assure-t-elle. J’avais vraiment les mains dans le cambouis et j’ai adoré ça ».

 

Découvrez les solutions de gestion de l’information AGS Records Management

Partager l’article