Une histoire de mots : Archive
Non, le mot archive ne renvoie pas forcément à des tas de documents poussiéreux ou des cartons inaccessibles qui s’entassent au fond de caves !
Détrompez-vous ! Si le terme existe depuis l’Antiquité, c’est bien parce qu’il fait référence à la fois à des « choses très anciennes » et à des lieux de conservation. Très employées dans la littérature et dans le monde juridique, au singulier ou au pluriel, les archives constituent aujourd’hui « le reflet en temps réel de l’activité des individus et des organisations ». Elles recouvrent désormais plusieurs formats différents et peuvent être physiques ou numériques.
Découvrez l’histoire complète du mot archive
Divers formats d’archives
Archiver est avant tout un acte de conservation. Si on s’en sert d’abord pour des motifs juridiques, les archives permettent aujourd’hui de refléter les organisations. Ces archives peuvent être encore utilisées, à classer ou à détruire.
Les archives ont donc divers formats permettant de les classer.
Archives physiques
L’archivage physique est la conservation du document sous sa forme physique (papier, plan, etc…).
Archives numériques
L’archivage numérique consiste à dématérialiser les documents pour les conserver sur un support électronique.
Archives courantes
Ce sont les documents toujours utilisés par l’entreprise.
Archives intermédiaires
Il s’agit des archives qui ne sont plus considérées comme courantes mais qui doivent néanmoins être conservées.
Archives définitives
Ces archives sont à conserver sans limite de durée.
Politique de conservation des archives
La conservation des archives doit répondre à une politique d’archivage. Un ensemble d’exigences légales, organisationnelles ou de sécurités à respecter pour le traitement et le classement des archives. Pour retrouver les archives selon leur type, un plan de classement est également nécessaire.
Les archivistes AGS Records Management vous aident à mettre en place les outils pour structurer vos fonds documentaires et ainsi respecter notamment les durées légales de conservations propre à chaque type de document.