La CCI BAYONNE PAYS BASQUE réalise un audit de ses pratiques archivistiques
Découvrez comment nos experts archivistes ont accompagné la CCI BAYONNE PAYS BASQUE pour optimiser et faciliter leur gestion documentaire.
A propos du projet de la CCI BAYONNE PAYS BASQUE
La CCI de Bayonne Pays Basque est l’une des premières CCI créées en France elle a donc un volume de documents conservés important et très diversifié (documents administratifs, juridiques, sociaux, plans, livres et documents anciens, objets…). La CCI est un établissement public économique au nom du livre VII du Code de commerce, soumise aux obligations réglementaires spécifiques des archives publiques.
Avant 2019, l’organisation des archives était centralisée par l’archiviste en poste. Depuis 2019, suite au départ de l’archivistique, la gestion devient décentralisée sans compétences par chacun des services.
Les services concernés par le projet
La CCI de Bayonne Pays Basque gérait en interne l’ensemble de ses archives. Elle est aussi en charge de l’exploitation ou de la gestion d’autres institutions :
- Le Centre consulaire de formation ;
- L’École supérieure des technologies industrielles avancées (ESTIA) ;
- Le Port de Saint Jean de Luz – Ciboure
- Le Port de Bayonne
- L’hôtel consulaire
Volumétrie des documents
Répartition dans les différents services et salles d’archives :
- 2175 ml
Nous cherchions des archivistes indépendants pour nous aider à poser un diagnostic sur nos pratiques archivistiques. Les archives départementales nous ont conseillé de nous rapprocher de sociétés d’archivage. L’équipe du Pôle Archives Conseil spécialiste dans la gestion documentaire s’est imposée comme LA bonne solution.
Cathy Biscay-Bordenave – Directrice des Ressources Humaines
Les attentes de la CCI BAYONNE PAYS BASQUE
Poser un diagnostic de leurs pratiques archivistiques
Identifier les risques
Obtenir des pistes de réflexions et préconisations d’amélioration
Optimiser la gestion quotidienne des documents
Assurer un suivi régulier dans la gestion des archives
Déployer des solutions numériques pour fluidifier le partage d’information
Conserver leurs archives dans le respect du cadre légal et réglementaire
Structurer les fonds d’archives
Se prémunir des risques liés à un manquement d’ordre réglementaire
Les équipes se sont montrées disponibles et à l’écoute pour comprendre les enjeux liés au fonctionnement de nos services. Elles ont su amener une vraie démarche de conseil pour nous accompagner dans les meilleures conditions pour notre structure.
Cathy Biscay-Bordenave – Directrice des Ressources Humaines
Les solutions proposées par nos experts
Un d’audit de l’organisation documentaire
Recueillir au travers d’entretiens avec les services producteurs, le fonctionnement des pratiques existantes. Analyser avec précision les stocks de documents et leurs conditions de conservation afin de mettre en perspective, des priorités d’actions.
La mise en place d’un système d’archivage efficient
Les équipes du Pôle Archives Conseil interviennent pour mettre en place les procédures adaptées au cycle de vie du document, pour maintenir une organisation rationnelle des locaux, faciliter et simplifier la gestion de l’archivage.
Des experts archivistes pour réaliser les prestations
En étroite collaboration avec les Archives Départementales les archivistes accompagnent la CCI pour rationaliser l’espace de stockage afin d’assurer une gestion pérenne des archives sur le long terme.
Les équipes ont répondu à nos attentes de façon extrêmement professionnelle en nous apportant des préconisations d’actions à mener à court, moyen et long terme pour agir concrètement sur la gestion de nos archives. Les équipes m’ont aidé moi en tant que DRH, sans connaissances du sujet à objectiver la situation.
Cathy Biscay-Bordenave – Directrice des Ressources Humaines
Les bénéfices apportés par nos experts
CONFORMITÉ RÉGLEMENTAIRE : Respect des durées légales de conservation, conformité aux exigences SIAF, nos archivistes assurent les relations avec les Archives Départementales.
MAÎTRISE DES RISQUES : Structuration de vos fonds documentaires, sécurisation de l’archivage de vos documents, facilité d’exploitation administrative de vos fonds d’archives, conseils et accompagnement dans la Transition Digitale de la gestion documentaire.
PÉRENNITÉ DE L’ARCHIVAGE : Pérennité du fonctionnement de l’archivage, réduction du volume conservé par l’optimisation des destructions, création de système de classement informatisé.
Découvrez les solutions globales AGS Records Management :
- AUDIT & CONSEIL : Optimisation de votre gestion documentaire
- NUMERISATION : Dématérialisation de tous vos documents
- SOLUTIONS DIGITALES : Dématérialisation de vos processus documentaires et archivage électronique à valeur probatoire
- EXTERNALISATION D’ARCHIVES : Conservation et stockage sécurisés de vos archives