Une histoire de mots : Records management

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Définir le records management a représenté de sacrés défis depuis des centaines d’années. C’est à la sortie de la Seconde Guerre mondiale que cette expression prend tout son sens dans le domaine de l’archivage aux États-Unis.

Il faut remonter au Moyen-âge pour trouver l’origine du mot « record » tant en anglais qu’en français. Le terme vient du latin « cor », le cœur, auquel a été collé le préverbe « re » qui évoque un retour, ou un second usage.

La définition française prend tout son sens dans le Dictionnaire des dictionnaires, publié sous la direction de Paul Guérin en 1892. Il y définit le mot « recors » comme « celui qu’un huissier mène avec lui pour servir de témoin dans les exploits d’exécution et pour lui prêter main-forte en cas de besoin ».

Le mot « record » est également cité dans le Glossaire de la langue d’oïl (XIe-XIVe siècles) contenant les mots vieux français hors d’usage d’Alphonse Bos (1891) avec le sens de « souvenir, mémoire, récit ; rappel en justice ». En anglais, le mot « record » a d’abord la signification de témoin. Mais son usage pour désigner un document d’archives est attesté en 1227.

Une officialisation aux États-Unis

Le Records management voit le jour quant à lui aux États-Unis à la sortie de la Seconde Guerre mondiale. À cette date, le président Truman confie au sénateur Hoover une mission sur la réorganisation de l’administration. L’objectif est de gérer la quantité astronomique de documents accumulés pendant la Guerre.

Le rapport du sénateur a alors mis en évidence que ces « records » ou documents officiels de l’administration se présentaient en trois lots : les dossiers encore actifs, nécessaires pour les affaires du gouvernement, les dossiers clos, mais susceptibles d’être consultés en cas de recherche de décisions antérieures, et les dossiers dépourvus d’intérêt pour l’administration, plutôt liés à la mémoire du pays ou voués à la destruction.

Une seconde commission Hoover approfondit ses recommandations de bonne organisation administrative en 1953. Et en 1956, l’archiviste américain Theodore Schellenberg reprend ces constats dans un livre fondateur : Modern Archives. Principles and Techniques. L’auteur y introduit une différence entre « records » et « archives », qu’il définit comme « des dossiers d’institutions publiques ou privées dignes d’une conservation permanente à des fins de référence et de recherche, déposées dans une institution gérant les archives ».

Un premier pas en France dans les années 1950

Dans les années 1950, en France cette fois, Yves Pérotin, directeur des Services d’archives de la Seine et de la ville de Paris, publie des articles théoriques destinés à exposer en France le bien-fondé du records management qu’il a observé aux États-Unis et au Royaume-Uni. Il indique que « les meilleures intentions des archivistes ne suffisent pas, si les autorités responsables de l’administration générale et particulièrement les autorités financières ne sont pas convaincues de ce que l’organisation du records management, quels que soient par ailleurs les avantages qu’elle présente pour les archives, est une affaire rentable et indispensable pour l’administration elle-même ».

À partir de ses observations et réflexions, Yves Pérotin formule la fameuse théorie des trois âges des archives en 1961 et emploie les expressions « archives courantes », « archives intermédiaires » et « archives archivées » pour désigner les expressions anglaises « current records », « non current records » et « archives ».

L’objectif de l’archiviste est d’alerter les archivistes et les responsables de l’administration française à intervenir plus tôt dans l’organisation des archives.

Un cadre essentiel pour l’exploitabilité des documents

Le Records management est aujourd’hui formalisé dans la norme ISO 15489 « Records management » publiée en octobre 2001 et dont la dernière version date de 2016. Cette norme, traduite en français, a été initiée par des records managers australiens dès les années 1990. Il désigne l’ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Dans le détail, il permet de garantir l’existence de documents et leurs modalités d’accès, ainsi que l’authenticité, l’intégrité, la fiabilité et l’exploitabilité des informations des documents. Cette politique d’archivage a pour vocation l’amélioration des circuits documentaires.

Souvent, un système de gestion des archives aide au classement et à la gestion quotidienne des documents d’archives au cours de leur cycle de vie. Un tel système peut être basé sur du papier (par exemple des fiches sont utilisées dans les bibliothèques) ou sur un système informatique comme une GED.

Si vous avez des questions, Mathieu De BRUYNE Directeur du Pôle Archives Conseil, est là pour y répondre et vous accompagner

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