Une histoire de mots : Inventaire d’archives

Histoire du mot Inventaire d'archives

L’inventaire à la Prévert a rendu célèbre ce mot longtemps utilisé dans la littérature et le droit avant de recouvrir aujourd’hui à des sens très différents.

Défini historiquement tantôt comme « une énumération, une revue détaillée », tantôt comme une « réserve de vérification », le terme recouvre dans le domaine de l’archivage un instrument de recherche indispensable aux entreprises et aux services administratifs.

Mais son sens change dans le monde du commerce ou dans celui de la peinture.

Objectif de l’inventaire d’archives

Les archives sont toujours regroupées par fonds : un même service, une entreprise, une association, etc. L’inventaire, l’instrument de recherche, sert à donner des informations sur l’ensemble des documents contenu dans ce fond d’archives : sa source, son histoire, la date d’enregistrement des documents, leur quantité, leur mode de classement. L’inventaire d’archives sert ainsi aux archivistes (ou toutes personnes consultant les archives) à trouver facilement les documents qu’ils recherchent.

Les archives des entreprises peuvent rapidement devenir très volumineuses. Avoir une liste descriptive de chaque série de documents ainsi que son emplacement permet de les retrouver rapidement.

La bonne gestion des archives, un enjeu stratégique pour les entreprises

La maîtrise de sa gestion documentaire est cruciale pour les entreprises qui doivent pouvoir retrouver rapidement d’anciens documents (pour des besoins commerciaux ou réglementaires).

Au fur et à mesure que les données de l’entreprise augmentent, connaître l’ensemble de ses documents permet d’optimiser ses coûts. On réduit le volume de documents et on limite l’encombrement du centre de données. Il ne s’agit pas seulement d’archiver mais de bien archiver. Des données mal conservées ou non exploitables ne sont pas intéressantes pour une entreprise, pire, elles deviennent un coût caché.

Lors de sa prise en charge de vos archives, Pro Archives Systèmes réalise cet inventaire pour organiser vos archives.

 

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