Nos moyens de numérisation

  • Cinq centres de production numérique : Paris, Troyes, Nantes, Aurillac, Toulouse
  • 40 scanners hauts volumes adaptés à tous types de documents (bureautique, plan, patrimonial, format livre…)
  • Quatre Business Consultants DIGITAL spécialisés dans la gestion de projet
  • Un Directeur de Production Numérique, quatre Chefs d’Equipe, et cinq Développeurs Informatiques
  • Une moyenne de 50 Agents de Numérisation dont certains numérisent sur site clients
  • Des logiciels de capture d’information (OCR, LAD, RAD…)
  • Des partenaires spécialisés dans des solutions numériques pour élargir le champs des compétences à mettre au service de vos projets

La solution de numérisation PRO ARCHIVES SYSTEMES

Préparation, numérisation et indexation de documents

Numérisation de documents

L’acheminement des documents papier vers nos centres de numérisation est assuré par nos équipes d’Archivistes experts de l’externalisation d’archives. Selon les projets, les documents peuvent être conditionnés, inventoriés et transportés en toute confiance par des moyens dédiés et sécurisés.

Les modalités de préparation, numérisation et indexation font l’objet d’un guide de procédure remis au chef de production pour respecter les engagements convenus avec nos clients.

Les opérateurs numérique préparent, trient et numérisent les documents selon un process de numérisation validé pour chaque projet. Ils indexent et vérifient la qualité des images obtenues et contrôlent le transfert des données avant leur intégration dans une solution d’archivage numérique (SAE, Coffre fort, GED…). Ils utilisent des logiciels puissants de capture et traitement de l’information (OCR, LAD, RAD…).

Nos clients bénéficient du savoir faire de spécialistes dans plusieurs domaines d’intervention : documents bancaires, documents RH, factures fournisseurs, dossiers allocataires, documents de santé, plans, documents patrimoniaux… 

PRO ARCHIVES SYSTEMES peut prendre en charge l’archivage de vos originaux papiers dans un de nos centres de stockage sécurisés ou détruire vos documents avec recyclage du papier.

Notre expertise pour numériser vos flux documentaires

Il est primordial de cibler les documents à numériser pour bénéficier des meilleurs atouts du numérique.

  • documents de la relation client pour apporter une réponse immédiate en cas de demande
  • documents financiers, tels que les factures fournisseurs, pour simplifier leurs règlements dans un process rentable et sécurisé
  • documents R.H. pour optimiser le traitement des événements de chaque salarié (Maladie, avenants, congés…)
  • Etc.

PRO ARCHIVES SYSTEMES dédie quatre consultants DIGITAL ayant pour mission principale d’auditer votre organisation documentaire afin de prioriser le dématérialisation des documents et d’en tirer les meilleurs bénéfices (ROI, réduction des délais, simplification des process, meilleur partage de l’information…)

Nous pouvons numériser tous types de documents, que ce soit dans nos salles de numérisation ou directement sur site client.

Documents papiers entrants :

Documents papiers sortants :

  • Contrats de travail, fiches de paie…
  • Contrats clients
  • Documentation technique

Nos équipes sont dimensionnées pour travailler en flux tendu de manière à exploiter vos documents numériques en temps réel. Par exemple, les factures fournisseurs sont traitées dès leur jour de réception et importées dans votre Workflow de traitement à J+1.

PRO ARCHIVES SYSTEMES dispose de toutes les suites logicielles de capture d’information pour automatiser l’indexation des documents entrants et sortants. Les dernières technologies permettent d’acquérir l’expérience de vos documents pour réduire progressivement les risques d’erreurs (faisant l’objet d’un contrôle humain approfondi au démarrage d’un projet).

Nos équipes de développeurs maîtrisent l’interfaçage des données avec de nombreux logiciels métiers (logiciels comptables, logiciels RH, logiciels GED, CRM…).

Nous utilisons des process et logiciels garantissant l’intégrité des documents en vue d’une numérisation fiable.

 

Centre de numérisation

Nos compétences pour numériser les fonds documentaires

Pour mettre en oeuvre une stratégie numérique cohérente il est parfois utile de numériser un fond documentaire pour en simplifier l’accès. Dans le cadre d’une stratégie digitale globale, il est en effet intéressant d’importer dans une GED les nouveaux documents, en associant les documents historiques utiles en terme de consultation.

Nos experts vous conseillent pour définir la cible à reprendre, et les meilleures modalités de reprise d’un fonds : quels documents indexer ? quelle finesse d’indexation réaliser ? quel format de numérisation ? Un OCR est-il utile ? etc.

La conduite d’un projet de reprise d’un historique s’accompagne de procédures clairement définies pour valider la qualité des livrables : Mode opératoire validé par les deux Parties, test sur un échantillon représentatif avec validation des règles définies, phase production, reporting de production …

Nos équipes de production s’adaptent aux exigences de planning grâce à plusieurs actions combinées : travail en 2 x 7h, répartition sur plusieurs sites de production ou spécialisation d’une équipe sur un site, prise en charge en plusieurs lots pour réduire les délais d’indisponibilité des documents…

Nous nous appuyons sur cinq pôles de numérisation répartis en France (Nantes, Paris, Troyes, Aurillac, Toulouse), dont un est spécialisé dans la numérisation de documents patrimoniaux (Aurillac) et un autre spécialisé dans les factures fournisseurs (Nantes).

Pour tous documents même les plus sensibles, nous pouvons mettre à disposition des équipes ainsi qu’une chaîne de numérisation sur site client.

Si les documents doivent être conservés après numérisation, nos process numériques prévoient l’identification des archives physiques conservées dans nos locaux (optimisation des tâches d’indexation et d’inventaire). Les phases logistiques sont alors diminuées puisque nos centres numériques se situent au sein de nos centres de conservation physique.

Domaines d’interventions régulièrement mis en oeuvre :

  • Dossiers salariés
  • Contrats clients
  • Dossiers allocataires ou logements
  • Dossiers de crédits
  • Dossiers assurance
  • Dossiers médicaux
  • Livres anciens, revues
  • Dossiers techniques ou de fabrication
  • Etc.

Les atouts du service numérique

Faire appel à un spécialiste de la numérisation vous permet de vous centrer sur votre métier principal et de faire des économies significatives. La numérisation d’archives ou l’indexation de documents numérisés peut s’avérer capitale pour une entreprise.

PRO ARCHIVES SYSTEMES vous fait bénéficier :

  • d’investissements dans des scanners de dernière génération et des logiciels de capture et du traitement de l’information, pour proposer des prix très attractifs
  • d’une expérience pour concevoir une organisation efficace permettant d’obtenir des coûts de production compétitifs
  • du suivi par des chefs de production expérimentés qui managent 50 agents de numérisation et gèrent des projets représentants 20 millions de pages par an.

Avec un service de numérisation abouti et complet, PRO ARCHIVES SYSTEMES est votre prestataire en numérisation. Après étude de vos besoins, nous pouvons, sur demande, réaliser un devis personnalisé pour la numérisation de vos archives.

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