Conseil, traitement, formation archivistique

Experts archivistique

Le Pôle Archives Conseil aide les organismes privés ou publics à structurer et optimiser leur gestion documentaire.

Notre équipe est composée de plus de 20 Ingénieurs Archivistes et Consultants, diplômés de l’enseignement supérieur. Elle est en mesure de réaliser les missions archivistiques suivantes :

  • Conseil en archivistique : Évaluation du besoin client, conception de solutions personnalisées, diagnostic des pratiques archivistiques et de l’état des fonds d’archives, rapport d’audit et de préconisations, aide à la décision, etc.
  • Traitement d’un fonds d’archives : récolement, inventaire, reconditionnement, cotation définitive, rangement, versement, élimination, réorganisation d’un local archives ;
  • Valorisation patrimoniale : tri à la pièce, rédaction d’instruments de recherche selon les normes en vigueur (ISAD-G, ISAAR-CPF, etc.), définition et mise en œuvre d’une politique de conservation préventive (dépoussiérage des documents, conditionnements neutres, boites hydrofuges, etc.)
  • Formation archivistique du niveau débutant au niveau expert.

Les équipes du Pôle Archives Conseil comprennent plusieurs profils qui peuvent intervenir directement sur site client ou dans nos centres de traitement et de conservation.

Conseil et traitement en archivage

Les solutions d’ingénierie documentaire du Pôle Archives Conseil peuvent être proposées dans trois cas de figure principaux, que ce soit pour le secteur public ou privé :

1- Audit/ Diagnostic : Dans le cadre d’une première approche, permettant d’identifier les priorités, les axes d’amélioration et d’estimer les budgets associés.

2- Offre 100% délégation : « Clé en main », pouvant s’étaler de quelques semaines à plusieurs mois.

3- Assistance à maîtrise d’ouvrage : Afin de vous accompagner à structurer votre projet documentaire ou de préparer un projet associé de numérisation ou d’archivage physique.

Audit & Conseil

Notre solution d’archivage Audit & Conseil se découpe en 5 étapes

1- Audit/ Diagnostic des archives : cette première étape consiste à établir un état des lieux complet de votre fonds d’archives afin d’analyser la situation et d’élaborer des préconisations.

2- Récolement : Ici, vous bénéficiez de la connaissance exacte de la répartition des fonds et des collections présentes dans vos locaux d’archives. Nos Experts calculent alors avec précision le métrage linéaire encore disponible; apprécient les conditions de conservation et de conditionnement; prennent connaissance de l’état du classement; relèvent des lacunes éventuelles; attestent la présence des documents conservés; distinguent et évaluent les archives immédiatement éliminables et celles à conserver sans tri préalable.

3- Élaboration d’un tableau de gestion : cet outil recense l’ensemble des archives produites en les associant à une durée de conservation en fonction du type de document, de la réglementation en vigueur et de vos besoins. Nous y associons également un “sort final” permettant de connaître les opérations à mener à l’échéance de la durée de conservation (destruction, versement vers un service d’archives historiques, etc.).

4- Traitement des archives : consiste à s’approprier le fonds d’archives puis à le trier, le classer le coter et intégrer les données dans un logiciel métier mis à votre disposition. Une mise à jour annuelle peut être proposée afin de maintenir une gestion pérenne des fonds d’archives et de laisser aux utilisateurs un outil fiable pour les recherches ultérieures, la gestion des espaces et une maîtrise parfaite des fonds.

5- Formations des collaborateurs : Nous créons et dispensons des formations spécifiques aux besoins de chaque organisme. Le but étant de vous transmettre nos connaissances pour vous permettre d’acquérir les bases de la gestion des archives.

Solution dédiée à votre secteur d'activité

PRO ARCHIVES SYSTEMES possède 13 sites agréés par le Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques. Le secteur public représente environ 40% de notre clientèle totale. En termes de chiffre d’affaires, nos principaux clients sont les suivants : Archives départementales, services centraux ou déconcentrés de l’État, secteur de la Santé, Établissements Publics Communaux ou Intercommunaux (EPCI), secteurs de la Défense ou encore de la Justice.

Nous avons créé des solutions sur-mesure, dédiées à votre structure :

Nos autres solutions



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