EXTRAIT DES CONDITIONS GENERALES DE VENTES

1 – DISPOSITIONS GENERALES

Les présentes Conditions Générales s’appliquent dans leur intégralité à toutes les prestations de services consenties par la société PRO ARCHIVES SYSTEMES. Elles en constituent les conditions essentielles et déterminantes et prévalent sur toutes conditions générales ou particulières, émanant du Client. Aussi, toute commande adressée à la société PRO ARCHIVES SYSTEMES implique sans réserve l’acceptation des présentes conditions générales.

Toute autre condition en contradiction avec les présentes conditions générales ne sera prise en compte que si elle a été acceptée de manière expresse et écrite par la société PRO ARCHIVES SYSTEMES avant la date de formation du contrat.

 

2 – DELAI D’EXECUTION

Les délais d’exécution sont donnés à titre indicatif et leur non-respect ne saurait en aucun cas donner lieu à une annulation de commande ou à versement de dommages et intérêts.

En tout état de cause, le Client ne pourra protester contre aucun retard d’exécution dans le cas où il ne serait pas à jour de ses obligations envers la société PRO ARCHIVES SYSTEMES, notamment en matière de paiement, ou si la société PRO ARCHIVES SYSTEMES n’a pas été en possession en temps utile des informations nécessaires à l’exécution de la prestation correspondante.

À titre d’exception, l’élimination physique de fin de conservation est réalisée dans un délai maximum de 9 mois après inaccessibilité informatique. Durant ce délai, les unités d’Archives sont identifiées, conservées et protégées par PRO ARCHIVES SYSTEMES.

 

3 – REGLEMENTATION DU TRAVAIL

La société PRO ARCHIVES SYSTEMES s’engage à respecter la réglementation du travail applicable et fournira à la première demande du Client, toute attestation requise au titre des articles L 8221-1, L 324-9 et suivants du Code du Travail en matière de répression du travail dissimulé.

 

4 – RESTITUTION D’ARCHIVES

Sauf stipulation contraire, la société PRO ARCHIVES SYSTEMES sera réputée avoir rempli son obligation de restitution dès lors que les unités d’archivage concernées seront mise à disposition du client à quai.

La société PRO ARCHIVES SYSTEMES est autorisée à procéder à des restitutions globales ou partielles.

La conformité, l’absence de vice apparent et le nombre des Archives restituées doivent être impérativement vérifiés par le Client lors de la réception des Archives en présence du transporteur ; les frais et les risques afférents à la vérification des Archives étant à la charge du Client.

Toute réserve ou contestation relative aux manquants et/ou avaries liés au transport des Archives devra être portée sur le bon de livraison et être confirmée au transporteur dans les conditions des articles L133-3 et L133-4 du Code de Commerce, par lettre recommandée avec accusé de réception, avec copie assortie d’une copie du bon de livraison concerné, au siège social de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES, adressée dans les 3 jours à compter de la réception des Archives à peine de forclusion à l’égard de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES des réserves et réclamations.

Toute réserve ou contestation relative à la conformité des Archives et/ou à des vices apparents, devra être mentionnée sur le bon de livraison, dûment signé, remis au transporteur et être confirmée à la société PRO ARCHIVES SYSTEMES par lettre recommandée avec accusé de réception, avec copie à l’expéditeur dans un délai de 5 jours à compter de la restitution.

Le Client devra prouver l’existence des manquants, défauts ou anomalies concernant les Archives. La société PRO ARCHIVES SYSTEMES se réserve le droit de procéder, directement ou par l’intermédiaire d’un mandataire, à toute vérification sur place.

A défaut du respect de ces conditions, les Archives seront réputées conformes, le Client étant tenu pour responsable de tout préjudice subi par la société PRO ARCHIVES SYSTEMES du fait du non-respect de cette procédure.

 

5 – PRIX – REVISION DES PRIX

Les prestations de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES sont facturées suivant un devis établi préalablement.

Les devis sont émis pour une durée maxi de 90 jours à compter de leur date et ce jusqu’au 31 décembre de l’année en cours. En tout état de cause, les prix s’entendent toujours hors taxes, et nets d’escompte.

Le prix des prestations de Conservation est automatiquement et de plein droit révisé au 1er janvier. Ce prix évolue en fonction de l’évolution du dernier indice magasinage FEDIMAG connu à cette date, par rapport au même indice connu au jour de la conclusion définitive de la commande correspondante.

Les prix des autres prestations seront quant à eux automatiquement et de plein droit révisés le 1er janvier de chaque année en fonction de l’évolution du dernier indice manutention FEDIMAG connu à cette date par rapport au même indice en vigueur au jour de la conclusion définitive de la commande correspondante. Les prix unitaires sont établis à 3 chiffres après la virgule.

 

6 – PAIEMENT – MODALITES

Les prestations de transfert d’Archives sont facturées dans le mois au cours duquel les opérations d’enlèvement correspondantes ont été achevées (date de fin de prestation sur le bordereau de traitement).

Les prestations de traitement des Archives sont facturées dans le mois au cours duquel l’inventaire correspondant a été envoyé.

Les prestations de gestion sont facturées mensuellement (ou trimestriellement selon les volumes).

Les périodes de conservation font l’objet d’une facturation annuelle terme à échoir de la manière suivante :

Au 1er janvier de chaque année. La redevance de conservation est facturée pour l’ensemble du stock présent dans les locaux de PRO ARCHIVES SYSTEMES au 1er janvier (les entrées d’archives en cours d’année seront facturées en conservation au prorata temporis du nombre de mois restants à courir au 31 décembre). Le calcul du prorata temporis est le suivant :

La conservation prend effet le 1er du mois au cours duquel a débuté le transfert des archives, pour un transfert entre le 1er et le 24ème jour du mois. Pour un transfert entre le 25ème et le dernier jour du mois, la redevance prend effet le 1er du mois suivant.

Le délai de paiement des factures est fixé à 30 jours date de réception.

En cas de résiliation anticipée, même acceptée par PRO ARCHIVES SYSTEMES, la redevance annuelle versée restera définitivement et intégralement acquise par la société PRO ARCHIVES SYSTEMES.

Les prestations de restitution définitive seront payables d’avance.

La société PRO ARCHIVES SYSTEMES se réservera la possibilité d’exiger un acompte hors taxes égal à 30 % du prix hors taxes de toute commande, en cas de risque d’insolvabilité du Client et/ou pour toute commande d’un montant supérieur à 100.000 Euros (cent mille) hors taxes. Toute détérioration de solvabilité du Client pourra par ailleurs justifier l’exigence de garanties supplémentaires avant l’exécution des commandes.

Les factures sont communément payables en Euros au siège social de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES, par chèque, effet de commerce ou virement. Le règlement est réputé réalisé lors de la mise des fonds à la disposition de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES, c’est à dire le jour où le montant est crédité sur l’un des comptes de cette dernière.

Aucun escompte n’est accordé en cas de paiement anticipé. Tout droit de compensation découlant de créances du Client est exclu.

 

7 – PAIEMENT : RETARD OU DEFAUT

Si une facture venue à échéance n’est pas réglée, même partiellement, des pénalités de retard seront de plein droit appliquées et calculées sur la partie du prix restant à payer, depuis la date d’échéance, jusqu’au jour du paiement effectif à un taux égal à dix (10) fois le taux d’intérêt légal majoré de 10 points.

En outre, tout retard entraînera de plein droit, si bon semble à la société PRO ARCHIVES SYSTEMES, la suspension de l’exécution des commandes en cours.

Parallèlement, les sommes dues en raison d’autres commandes déjà exécutées ou en cours d’exécution seront immédiatement exigibles.

En cas de défaut de paiement, quinze jours calendaires après la première présentation d’une mise en demeure restée infructueuse, la société PRO ARCHIVES SYSTEMES pourra résilier de plein droit si bon lui semble, le contrat de prestations de services correspondant, ainsi que les commandes impayées antérieures, qu’elles soient non encore exécutées ou en cours d’exécution, et que leur paiement soit échu ou non, cela sans préjudice de tout autre dommage et intérêt à son profit et du recouvrement des sommes restant dues.

Le Client devra rembourser tous les frais occasionnés par le défaut de paiement à l’échéance entraînant un retour d’effets de commerce, des chèques impayés, et par le recouvrement contentieux des sommes dues, y compris les honoraires d’officiers ministériels et de mandataire de justice.

Conformément aux articles L 441-6 et D 441-5 du Code de Commerce, tout retard de paiement entraîne de plein droit, outre les pénalités de retard, une obligation pour le débiteur de payer une indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement. 

 

8 – RESPONSABILITES

 

8.1 – Responsabilités de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES

La société PRO ARCHIVES SYSTEMES s’engage à exécuter les obligations à sa charge avec tout le soin en usage dans sa profession et à se conformer aux règles de l’art en vigueur. Pour autant, sous réserve de toute disposition légale impérative contraire, il est expressément spécifié que la société PRO ARCHIVES SYSTEMES ne sera tenue que par une obligation de moyens et non de résultat. Aussi, le Client ne pourra rechercher la responsabilité de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES qu’en prouvant un comportement fautif.

En tout état de cause, la société PRO ARCHIVES SYSTEMES ne répondra pas des dommages imprévisibles, ni des dommages indirects et/ou immatériels tels que notamment les manques à gagner, les préjudices financiers, les préjudices commerciaux, les pertes de clientèle, les pertes de commande, consécutifs à ses prestations.

Au cas où la responsabilité de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES serait retenue, le montant des réparations mises à sa charge ne pourra excéder le prix de la prestation qui est à l’origine du dommage causé.

Par ailleurs, toute action en réparation du Client devra être engagée dans les deux mois à compter de l’événement dommageable.

 

8.2 – Responsabilités du Client

Le Client supporte seul la pleine responsabilité du contenu et/ou de la forme des Archives qu’il dépose auprès de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES.

Le Client garantit la société PRO ARCHIVES SYSTEMES notamment contre toute réclamation ou revendication, quel qu’en soit l’auteur, relative aux Archives qu’il aura confiées auprès de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES.

Le Client s’engage à ne déposer à de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES que des Archives conformes aux lois et réglementations en vigueur.

Le Client s’engage notamment à ne pas déposer à de la société PRO ARCHIVES SYSTEMES d’objets précieux, de la monnaie (sous quelque forme que ce soit), des manuscrits littéraires ou artistiques, des livres rares et/ou des matières susceptibles de nuire à la bonne conservation des archives entreposées par la société PRO ARCHIVES SYSTEMES (tels que notamment des produits explosifs, inflammables, chimiques, pharmaceutiques).

 

9 – DOMMAGES AUX BIENS

PRO ARCHIVES SYSTEMES assure auprès de la Compagnie de son choix les dommages que pourraient subir le bâtiment et l’ensemble du mobilier et matériel contenu dans ses Entrepôts AINSI QUE LES ARCHIVES CONFIEES PAR SES CLIENTS du fait des risques d’Incendie – Explosion – « Risques Annexes » (actes de vandalisme, émeutes, mouvements populaires, actes de terrorisme ou sabotage, attentats, tempêtes, grêle et neige sur les toitures, fumées, chutes d’appareils de navigation aérienne et d’engins spatiaux, choc d’un véhicule terrestre, dégâts des eaux ou gel), conformément aux usages de l’Assurance Française.

En tout état de cause, en cas de sinistre, sur les archives de ses clients, imputable à PRO ARCHIVES SYSTEMES et entraînant la perte ou la destruction de conteneurs, de tout ou partie des archives contenues dans ces conteneurs ou d’unités d’archivages, la responsabilité de PRO ARCHIVES SYSTEMES, lorsqu’elle est engagée, est limitée à un montant forfaitaire de 7,00 € (sept euros) par Conteneur.

 

10 – ASSURANCE – RESPONSABILITE DU DEPOSITAIRE

En ce qui concerne les autres risques pouvant engager sa responsabilité, PRO ARCHIVES SYSTEMES déclare avoir souscrit auprès d’une Compagnie notoirement solvable une assurance garantissant sa responsabilité de dépositaire, y compris en cours de transport, au titre de l’ensemble de ses fautes, erreurs ou omissions, y compris celles de ses transporteurs sous-traitants.

 

11 – CONFIDENTIALITE

La société PRO ARCHIVES SYSTEMES s’engage à la confidentialité la plus totale en s’interdisant de divulguer à des tiers une quelconque information relative aux Archives et qui ne serait pas tombée dans le domaine public, sauf aux membres de son personnel et à ses dirigeants dont l’intervention est nécessaire pour l’exécution des prestations correspondantes, ainsi qu’aux personnes habilitées à cet effet par le Client.

 

12 – AUDIT

Toute demande de visite au sein de l’entreprise PRO ARCHIVES SYSTEMES doit faire l’objet d’une demande écrite via le document « Charte d’audit » au minimum 2 semaines avant la date souhaitée. Un audit gratuit par an dans la limite d’une journée maximum. Toute journée supplémentaire fera l’objet d’un devis.