Externalisation d’archives pour l’hôpital Antoine-Béclère AP-HP
Madame Dominique ELLERT, Responsable des archives de l’Hôpital Antoine BECLERE, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.
Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?
Les locaux des archives de l’Hôpital Antoine Béclère sont limités en superficie. Afin de pouvoir stocker nos archives, nous devons les externaliser régulièrement, 3 à 4 fois par an.
Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?
La principale attente était un gain de place sachant que nous créons environ 35 000 nouveaux dossiers patient par an.
Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?
L’équipe des archives pose des étiquettes sur les dossiers, ceci permet ensuite à notre prestataire de les scanner. L’opération d’externalisation y gagne en temps et l’hôpital en argent. Le devis est présenté à la signature de la Directrice de l’hôpital, puis une déclaration d’externalisation est envoyée aux Archives centrales de l’APHP. Une commande est alors passée dans le logiciel SAP à destination de notre service Economat.
Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?
L’entreprise avait déjà un marché avec le groupe hospitalier Paris sud lorsque j’ai pris mes fonctions.
En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?
Rapidité des devis, conseils de notre prestataire, expertise des hôpitaux de l’APHP.
Quel bilan tirez-vous de cette opération ?
Bilan positif et disponibilité du prestataire.
Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?
S’appuyer sur un prestataire reconnu comme AGS Records Management.