Externalisation d’archives pour la Banque Populaire Occitane
Monsieur Gilbert GASTON, Responsable des Moyens Généraux à la Banque Populaire Occitane, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.
Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?
L’objectif initial a été de reconstruire intégralement un système d’archivage totalement dégradé et incohérent dans une entreprise issue, par fusion, de 3 entreprises dont les systèmes d’archivage, plus ou moins efficaces, n’avaient été ni harmonisés ni soutenus par des moyens humains, informatiques, et immobiliers adaptés.
Il s’agissait donc, à partir d’un ensemble totalement disparate tant en termes de procédures que de de niveau de qualité, d’organiser la gestion d’archives dispersées sur 6 centres administratifs et 220 points de vente.
Le premier enjeu était donc de choisir entre reconstruire de A à Z un système complètement défaillant en allouant des moyens humains, informatiques et immobiliers, ou se tourner vers l’externalisation auprès d’un prestataire spécialisé.
Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?
L’externalisation devait nous permettre :
- D’accéder immédiatement à un savoir-faire et un accompagnement dans la construction du système,
- De reporter les coûts de non qualité de l’existant (coûts immobiliers, coûts de transport, coût juridique des archives introuvables) sur l’acquisition d’un système intégré, simple, fiable appuyé sur la compétence d’un prestataire professionnel.
- De passer le plus rapidement possible et à moindre coût d’un système défaillant à une organisation efficace et durable,
- De s’engager dans un système évolutif dans un contexte de tendance vers le numérique plutôt que de figer en interne des structures humaines et immobilières.
Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?
Le projet a été co-piloté par un organisateur interne à l’entreprise et moi-même, responsable métier de ce domaine.
Un comité d’experts a été créé pour analyser et décider les règles d’archivages de l’entreprise : sélection des documents à archiver, modalités et durées de conservation, volumes à archiver, dont a découlé une expression des besoins proposée à 6 prestataires identifiés.
Au fil des consultations et échanges avec les prestataires soumissionnaires, notre cahier des charges s’est enrichi ainsi que la batterie des critères de choix de la solution.
Une table de décision très objective a finalement conduit au choix d’AGO, devenue par la suite AGS Records Management.
Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?
AGS Records Management a été naturellement retenu parce que mis en exergue par notre grille de décision, ce choix rationnel et technique s’étant trouvé conforté par la qualité de la relation qui s’est établie avec nos interlocuteurs chez le prestataire : écoute, respect de l’existant, bonne compréhension des problématiques spécifiques et des besoins.
En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?
Au-delà des réponses à caractères purement techniques ou économiques, le prestataire s’est montré capable de prendre en compte les spécificités de notre existant (hétérogénéité de nos existants, dispersion de nos points de stockage des fonds d’archives,..) et de nous accompagner dans la reconstitution d’une compétence interne en matière de gestion d’archives.
Quel bilan tirez-vous de cette opération ?
Après quasiment deux ans de montée en puissance et de rodage des procédures, d’abord de reprise des stocks puis de gestion des flux, le bilan est très positif et l’objectif atteint, tant en termes techniques que, globalement, économiques.
En outre, des pistes d’optimisation existent avec l’apurement progressif de notre stock d’anciennes archives, antérieures à l’externalisation, et quelques optimisations du logiciel de gestion en réel partenariat avec le prestataire.
Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?
Externaliser ses archives ne doit pas consister à simplement acheter une prestation mais à conduire un projet d’adaptation et d’optimisation en étroite coopération avec un prestataire qui doit être choisi autant par sa capacité à accompagner le projet que par son efficacité à gérer un stock et des flux d’archives sur la durée.