Externalisation d’archives pour la CARSAT
Madame STEVAUX, Responsable des Services Financiers de l’entreprise CARSAT Alsace-Moselle, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.
Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?
Ce projet d’externalisation est venu en réponse à un besoin de transformer une partie de notre actuel local d’archives en bureaux.
Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?
Une écoute client qui prenne bien en compte les besoins en matière de sécurité (sécuriser autant la prise en charge des archives que la gestion unitaire de nos archives (mise en base, consultation, récupération d’archives) à partir de critères d’identification propre à notre métier).
Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?
- Identification précise de nos besoins (y compris pour la gestion d’une base informatique de nos archives)
- Consultation/visite de prestataires
- Rédaction précise du cahier des charges
- Analyse précise des offres qui devaient être très détaillées (procédures, descriptifs des étapes et des moyens).
- En interne : préparation en amont, puis à J-8, réunions internes avec les secteurs métiers, organisation logistique, identification des personnes ressources avant et pendant les travaux.
- Nomination d’un référent Archives en interne pour suivre le projet.
Pourquoi avoir retenu AGS Records Management ?
C’est le prestataire qui a le mieux cerné nos attentes et qui s’est le mieux adapté à nos besoins et nos attentes (réponses personnalisées dans le dossier technique de l’offre). C’est le seul prestataire à avoir intégré la notion de « gestion des non-conformités » dans son offre détaillé (dossier technique), c’est-à-dire à avoir prévu les aléas et le mode opératoire de gestion des dossiers qui ne présenteraient pas les caractéristiques attendus (absences de champs d’identification sur les dossiers). Ils nous ont également apporté une bonne réponse outil (base informatique des dossiers externalisés).
En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?
- Qualité professionnelle démontrée sur le terrain;
- Très bonne écoute client;
- Equipe bien encadrée;
- Respect des délais;
- Intégration d’une formation à l’outil (logiciel de gestion des archives);
- Conseils sur le terrain du référent, ou par contacts pour d’autres sollicitations;
- Réponses rapides aux questions;
- Offre de prix correcte.
Quel bilan tirez-vous de cette opération ?
Cette expérience a été concluante et bien menée. Le bilan est très positif. Le projet a nécessité une bonne préparation, en amont du projet, réalisée en interne. La collaboration et la communication avec AGS Records Management, prestataire numérisation, ont également été efficaces et appréciées (visite des locaux, réunion de lancement, adaptation sur place, gestion des aléas…). Les interlocuteurs de AGS Records Management ont été présents à chaque fois que nous les avons sollicités (conseils, réalisations, autres questions sur les avancées, décomptes dossiers restants, signalements etc.). Pour l’instant, nous n’avons pas encore de recul sur la gestion courante des archives qui ont été externalisées, mais nous n’avons pas de réserves là-dessus.
Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?
En interne :
Il faut avoir bien cerné ses besoins et ses attentes; gérer ce projet en amont et identifier les personnes ressources pour la durée du projet; accorder suffisamment d’importance à la qualité technique de l’offre (en plus de l’appréciation du coût qui ne saurait être l’unique critère) et être présent pour réaliser un suivi.
Au niveau du prestataire :
Demander un descriptif bien détaillé des modes opératoires. La société PRO-ARCHIVES SYSTEMES a été une réponse pertinente et efficace à nos besoins.
Nous remercions Madame STEVAUX pour son témoignage qui valorise le travail de nos équipes commerciales et opérationnelles. La satisfaction de nos clients est au coeur de nos priorités.