Qu’est-ce que la gestion sur site des archives ?

La gestion sur site des archives implique le stockage, la classification, et la préservation des documents d’une entreprise au sein de ses propres locaux. Contrairement à l’externalisation, cette méthode permet un contrôle direct sur l’intégralité du processus archivistique.

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Pourquoi opter pour la gestion sur site des archives ?

Opter pour la gestion sur site offre plusieurs avantages, notamment en termes de rapidité d’accès et de contrôle sur la sécurité des documents. Cela permet également une personnalisation plus poussée du système d’archivage, aligné sur les besoins spécifiques de l’entreprise.

Avantages de la gestion sur site des archives

Accès immédiat et contrôle total

La proximité des archives garantit un accès rapide aux documents, crucial pour les décisions d’affaires rapides. De plus, les entreprises bénéficient d’un contrôle total sur la gestion et la sécurité de leurs documents.

Personnalisation et optimisation des coûts

La gestion sur site permet des archives une personnalisation totale selon les besoins et peut s’avérer économique à long terme, surtout pour les entreprises disposant déjà de l’espace nécessaire.

Inconvénients de la gestion sur site des archives

Coûts initiaux et maintenance

L’investissement initial en matériel et en infrastructure peut être conséquent. De plus, la gestion sur site exige une maintenance et une mise à jour régulières des systèmes.

Gestion de l’espace et sécurité

Les entreprises doivent aussi gérer l’espace d’archivage et assumer la responsabilité complète de la sécurité des documents, ce qui peut présenter des défis. Il ne s’agit pas simplement de se protéger contre le vol mais aussi contre la destruction liée au feu, à l’eau, à l’usure du temps.

Comment mettre en place une gestion sur site efficace ?

Évaluation des besoins et planification

Commencez par évaluer vos besoins spécifiques en termes de volume et type de documents. Planifiez l’espace nécessaire et le type d’infrastructure requise.

Sélection d’équipements et logiciels

Investissez dans les équipements et logiciels adéquats pour la gestion et la sécurisation des archives.

Organisation et sécurité

Mettez en place un système d’organisation efficace et assurez-vous que les mesures de sécurité sont en place pour protéger vos archives.

Pourquoi choisir AGS Records Management pour vos besoins d’archivage et de numérisation ?

En tant que leader français de l’archivage et de la dématérialisation depuis plus de 20 ans, AGS Records Management vous offre une expertise inégalée et des solutions sur mesure pour la gestion de vos archives, tant physiques que numériques. Contactez-nous pour découvrir comment nous pouvons vous aider à optimiser votre gestion documentaire.

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