Dématérialisation des factures fournisseurs chez le Groupe Labatut

Monsieur David ANGE, Directeur Administratif et Financier chez le Groupe Labatut (Labatut, Veolog, Vert chez vous), témoigne de son expérience d’un projet numérique avec PRO ARCHIVES SYSTEMES.

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Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet numérique (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Nous souhaitions mettre en place une solution de GED pour répondre aux contraintes de notre système de validation des factures fournisseurs au sein d’une société multi-sites (7) et suite à la décision de regrouper le Service Comptabilité de la société concernée avec les autres services comptables.

Quelles étaient vos principales attentes ?

  • La réception des factures fournisseurs directement par le Service Comptabilité pour enregistrement comptable;
  • La fin du système de validation sous format papier des factures fournisseurs par les différents Responsables de sites d’exploitation.

Notre objectif : 0 papier et limiter tout risque de manipulation et de perte de documents comptables.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

Nous avons mis en place une équipe projet en interne comprenant un Chef de projet (moi-même) et 4 « key users » (1 Contrôleur de gestion, 1 Responsable comptable, 1 Informaticien, 1 Responsable de site d’exploitation).

Pourquoi avoir retenu PRO ARCHIVES SYSTEMES ?

Nous avons mis en concurrence cette société avec 3 autres prestataires. Cependant, notre choix s’est porté sur PRO ARCHIVES SYSTEMES pour 3 raisons principales :

  1. Une offre en adéquation avec notre cahier des charges
  2. Une proposition financière cohérente
  3. La réactivité et disponibilité des équipes

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

Les équipes ont su respecter les deadlines imposées. La solution a été livrée en moins de 2 mois et sans aucune interruption au niveau des opérations administratives et comptables.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

C’est un bilan très positif du fait de la rationalisation de notre processus administratif et comptable. De plus, cette solution s’inscrit dans notre démarche éco-responsable (objectif 0 papier).

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant recourir à une solution numérique ?

Il est important de faire un contrôle « références » comme nous l’avons fait auprès de clients ayant déjà implémenté la solution. Il faut également s’assurer, bien entendu, de la compatibilité de la solution choisie et des interfaces possibles avec les autres applications déjà en place (ex : logiciel comptable notamment). Et comme toujours dans tout nouveau projet informatique :

  • établir un cahier des charges le plus précis et complet possible,
  • constituer une équipe projet (mise en place et suivi)

Merci à monsieur ANGE pour ce retour d’expérience positif et enrichissant !

 

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