Témoignage client 7 : Externalisation d’archives pour la CPAM de Dordogne

Monsieur MESNAGE, responsable du service Gestion des Flux Entrants de la CPAM de la Dordogne, témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

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Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Suite à différents constats et audits, il s’est avéré nécessaire de mener une étude approfondie afin d’améliorer la gestion des archives physiques et réduire les coûts de gestion.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

  • Le recours à un prestataire d’archivage agréé par les Archives de France ;
  • Mettre en œuvre un logiciel de gestion d’archives physiques ;
  • La disponibilité d’un inventaire complet des archives ;
  • L’accélération de la recherche de dossiers ;
  • La diminution des frais de gestion, tant internes qu’externes ;
  • L’amélioration de la conformité du contenu des dossiers par rapport à la réglementation ;
  • Une meilleure traçabilité des dossiers.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

L’étude en amont du projet a été menée par un cabinet extérieur en partenariat avec la CPAM. Ensuite, j’ai pris en main le suivi en collaboration avec Bruno Martin, commercial sur la région Sud de PRO ARCHIVES SYSTEMES.

Pourquoi avoir retenu PRO ARCHIVES SYSTEMES ?

  • Conformité par rapport à la réglementation ;
  • Prise en charge complète des archives dès leur sortie des locaux des archives ;
  • Disponibilité d’un logiciel permettant un pilotage de bout en bout des archives physiques.

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

PRO ARCHIVES SYSTEMES a su développer un logiciel adapté qui va permettre à la CPAM de Dordogne d’améliorer sa gestion des archives. En outre, la partie manutention sera réalisée en grande partie par le prestataire.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Après 1 trimestre de collaboration effective le bilan est très satisfaisant. L’accompagnement et le suivi sont pour l’instant sans faille. Le 1er enlèvement a eu lieu, il est facile à mettre en place. Petite attente cependant, sur le volet statistiques (notamment pour la gestion en interne) qui reste à développer.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

Le conseil principal que je pourrais donner ou du moins la remarque que je pourrais émettre, est que la société PRO ARCHIVES SYSTEMES est très professionnelle : de la proposition de la prestation à sa réalisation, en passant pour la phase de montée en charge.


Merci à Monsieur MESNAGE pour ce retour d’expérience, qui pose les bases d’une relation durable. Nous espérons vous satisfaire encore très longtemps.

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