Témoignage client 6 : Externalisation d’archives pour un cabinet d’Experts Comptables à Nantes

Madame Céline MALLARD, Assistante de Groupe de l’entreprise IN EXTENSO à Saint-Herblain (44), témoigne de son expérience d’un projet d’externalisation d’archives.

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Pouvez-vous expliquer la nature de votre projet d’externalisation (contexte, périmètre, enjeux …) ?

Début janvier, notre entreprise a déménagé dans de nouveaux locaux. Nous cherchions une solution pour nos archives car ce nouveau bâtiment ne dispose pas de zone de stockage à l’inverse du précédent qui avait un sous-sol d’environ 500 m² dans lequel étaient entreposées nos archives.

Quelles étaient vos principales attentes pour l’externalisation ?

Notre principale préoccupation était de pouvoir disposer des boîtes archivées le plus rapidement possible compte tenu de notre profession et des demandes de nos clients liées le plus souvent à des contrôles fiscaux et/ou URSSAF.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

Nos boîtes étaient déjà classées par année et par service. Nous avons fourni nos listes Excel à PRO ARCHIVES SYSTEMES, sur lesquelles nous suivions notre archivage. Ensuite PRO ARCHIVES SYSTEMES a géré toute cette externalisation puisque nous avions choisi la formule «Prise en Charge Totale»*.

Pourquoi avoir retenu PRO ARCHIVES SYSTEMES ?

La proximité, l’accompagnement, l’explication claire des différentes étapes pour l’externalisation de nos archives.

En quoi votre prestataire a-t-il répondu à vos attentes ?

L’enlèvement des archives s’est déroulé correctement et dans les conditions prévues (durée, estimations des containers, …).
Pour le rapatriement des boîtes archives, l’interface client est très facile d’utilisation pour les demandes et les livraisons sont toujours réalisées dans les temps.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Nous appréhendions cette externalisation compte tenu du volume important de nos archives, mais le fait d’avoir choisi l’option «Prise en Charge Totale» nous a permis de dégager du temps pour nous occuper de notre déménagement.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

Je conseillerai l’option «Prise en Charge Totale» qui permet un gain de temps et d’énergie, ainsi que l’assurance que l’externalisation sera parfaitement exécutée puisque PRO ARCHIVES SYSTEMES s’occupe de tout.


Un grand merci à Madame MALLARD pour ce témoignage très satisfaisant pour nos équipes. Nous sommes ravis de cette collaboration !

* La Prise en Charge Totale est notre formule de prestation où PRO ARCHIVES SYSTEMES s’occupe de tout : fournitures, inventaire, conditionnement, manutention, transport et mise en rayonnage.

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