Témoignage client 4 : Externalisation et traitement d’archives pour la SNCF Réseau

Madame PRECIGOUT Thérèse, Chef de projet Documentation et Archives de l’entreprise  SNCF Réseau, témoigne de son expérience d’un projet mixte de traitement & d’externalisation d’archives publiques.

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Pouvez-vous expliquer le contexte de votre établissement, et les implications concernant l’organisation des archives ?

Réseau Ferré de France (RFF) est devenu SNCF Réseau au 1er janvier 2015 (réforme ferroviaire du 4 août 2014). La réorganisation importante de toutes les structures de RFF qui a suivi cette réforme, a engendré de nombreux déménagements (Siège + régions). Le besoin d’archivage a donc été conséquent (soit près d’1 Km 500 d’archives au total).

Quelles étaient vos principales attentes pour la gestion des archives ?

  • Le traitement archivistique des fonds (rédaction des bordereaux d’archives),
  • L’accès rapide aux fonds archivés.

Comment étiez-vous organisé pour la préparation et le suivi de ce projet ?

  • Tous les fonds (ou presque) étaient triés,
  • Une partie (40% à peu près) était triée et conditionnée : il restait à rédiger le bordereau de versement d’archives,
  • Le tri des archives restantes, pour le siège, était fait. Nous avons demandé le conditionnement (mise en boîte, en carton, étiquetage) et la rédaction des bordereaux. Les chantiers se sont fait dans nos locaux.

En quoi PRO ARCHIVES SYSTEMES a-t-il répondu à vos attentes ?

  • La mise à disposition rapide de personnel qualifié,
  • Un suivi sur place des prestations (siège et régions), organisation, planification, résolution des problèmes lors de points d’échanges hebdomadaires,
  • Des échanges réguliers (hors points évoqués ci-dessus),
  • Une réelle volonté et capacité à faire face aux imprévus et à trouver des solutions.

Quel bilan tirez-vous de cette opération ?

Bilan satisfaisant, confiance acquise.

Quels conseils donneriez-vous à un établissement souhaitant externaliser ses archives ?

  • Savoir exprimer ses besoins,
  • Rechercher la fiabilité dans la réalisation des prestations contractuelles,
  • Favoriser un échange régulier client/prestataire, notamment pour traiter les points bloquants.

Un grand merci à madame PRECIGOUT pour la confiance accordée à nos équipes du Pôle Archives Conseil.

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