Notre solution dédiée aux municipalités

Archives publiques municipalité

Le “Pack Archives Mairie” a pour objectif d’établir un diagnostic du fonds d’archives de votre municipalité et de déterminer les actions prioritaires à mettre en place pour un archivage conforme.

Notre solution, adaptée à votre structure, se compose de 3 étapes :

1- Le récolement des archives : Rapide et obligatoire, il permet d’identifier les archives conservées (Historique, procédures en place, fonctionnement interne, volumétrie).

2- L’audit des archives : Il permet d’analyser la situation et de voir clair sur la gestion de vos archives (Espace dédié, situation matérielle des archives : état sanitaire, classement, cotation, etc.).

3- Nos préconisations : Nous vous donnons les actions à mettre en oeuvre, celles prioritaires et celles conseillées. Un chiffrage estimatif permet à la commune d’arbitrer les choix pour l’année budgétaire à venir.

Cette solution vous est proposée par nos Experts en archivistique du Pôle Archives Conseil. Une équipe spécialisée sera dédiée à votre projet et vous accompagnera durant les différentes étapes.

De plus, 13 de nos sites sont agréés par le Ministère de la Culture pour la conservation des archives publiques. Vous pouvez donc nous confier vos archives en tout sécurité.

 

Les obligations légales d’une mairie en matière d’archivage

Les archives d’une mairie sont des archives publiques au sens du Livre II du code du Patrimoine : elles sont imprescriptibles et inaliénables et font ainsi partie du domaine public de la commune. En aucun cas, elles ne peuvent être aliénées ni détruites sans autorisation de l’Etat; elles sont soumises au contrôle scientifique et technique des Archives départementales.

Selon l’article L211-2 du code du patrimoine :

« Les archives sont l’ensemble des documents, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. La conservation de ces documents est organisée dans l’intérêt public tant pour les besoins de la gestion et de la justification des droits des personnes physiques ou morales, publiques ou privées, que pour la documentation historique de la recherche. »

Le maire est le responsable légal des archives de sa commune, sous le contrôle du conseil municipal (articles L 212-6 et L 212-6-1 du code du patrimoine). Il doit les conserver pour :

  • La bonne gestion des affaires de la commune
  • La justification des droits de la commune
  • La sauvegarde de la mémoire de la commune

Lors de chaque changement de maire et/ou de municipalité, la rédaction d’un récolement des archives annexées à un procès-verbal de décharge et de prise en charge des archives de la commune est obligatoire (article 14 de l’arrêté interministériel du 31 décembre 1926 modifié par l’instruction ministérielle du 14 mars 2008).

« Un récolement doit être établi à chaque changement de maire ou renouvellement de municipalité, permettant de transférer la responsabilité des archives de l’ancien au nouveau maire. Il permet à celui-ci de connaître la composition des archives de la commune et le décharge des disparitions éventuelles survenues avant son arrivée. »

Léglislation

Principaux textes réglementant les archives communales :

  • Code du patrimoine (livre II)
  • Code général des collectivités territoriales
  • Circulaire du 22 septembre 2014 relative « au tri et à la conservation des archives produites par les communes et structures intercommunales dans leurs domaines d’activités spécifiques« 
  • Instruction du 28 août 2009 relative « au tri et à la conservation des archives produites par les services communs à l’ensemble des collectivités territoriales (communes, départements et régions) et structures intercommunales« 
  • Circulaire du 5 janvier 2004 relative au traitement et à la conservation des archives concernant les élections politiques postérieures à 1945.
  • Arrêté du 31 décembre 1926 portant règlement des archives communales.
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