Conservation sécurisée, gestion et destruction d’archives physiques

Conteneurs conservation sécursée

L’archivage physique requiert une véritable organisation, une réelle méthodologie avec des ressources qualifiées. Il est impératif de s’adresser à un professionnel pour vous aider à structurer votre gestion documentaire et vos procédures d’archivage. L’externalisation de vos documents va notamment vous permettre de gagner du temps et de l’espace pour augmenter votre efficacité tout en sécurisant vos informations au maximum. Par ailleurs, nos process vous garantissent une traçabilité complète de vos archives.

Gérer et conserver les archives est en effet un métier à part entière, requérant des compétences pluridisciplinaires :

  • Une expertise archivistique incluant conseil en organisation des archives, indexation, plan de classement, …
  • Une expertise organisationnelle incluant classification, inventaire exhaustif, traçabilité, respect des normes de qualité, des procédures, …
  • Une expertise logistique incluant transport sécurisé, rapidité de mise à disposition des archives par un service livraison express performant, …
  • Une expertise informatique par des outils puissants de gestion de l’information, vous permettant un accès direct et en temps réel à vos archives, …
  • Une expertise réglementaire incluant la connaissance des lois régulant les archives, …
  • Une expertise immobilière incluant la mise en place de structures garantissant la sécurité des archives, …

En nous confiant vos archives, elles seront conservées dans des bâtiments d’archivage sécurisés.

Une méthode claire et rigoureuse pour l’archivage physique de vos documents papiers

Un processus en 5 étapes

  • Réalisation d’un audit personnalisé
  • Étude des besoins matériels et humains
  • Conseils pratiques et juridiques

PRO ARCHIVES SYSTEMES comprend les exigences uniques à votre secteur d’activité et les intègre dans votre solution

  • Répartition des rôles entre vos équipes et nos archivistes : conditionnement, inventaire, manutention
  • Transfert et manutention : mise en adéquation des moyens logistiques et humains en fonction des sites
  • Tri selon le plan de classement défini
  • Saisie de l’inventaire
  • Conditionnement dans des conteneurs adaptés à vos archives
  • Attribution d’un code-barres unique
  • Intégration dans notre base de données
  • Mise à disposition de l’inventaire sur votre espace client (export Excel possible)

Notre interface web (accès sécurisé HTTPS) permet une gestion et un accès en ligne aux inventaires

  • Stockage des archives en conteneurs, sur tablettes pour les fonds actifs ou dans des conditions spécifiques (haute sécurité à gaz inerte, à hygrométrie et température contrôlées)
  • Détection et protection contre l’intrusion et l’incendie
  • Plan de prévention contre les nuisibles
  • Contrôle des installations par des organismes agréés
  • Localisation aléatoire des conteneurs
  • Anonymat des archives dans nos locaux
  • Restriction des droits d’accès au logiciel interne de gestion des archives externalisées

Possibilité de création d’une salle d’archives dans vos locaux

  • Interface client complète et ergonomique : consultation des archives, édition de statistiques, demande d’intervention, administration des typologies et habilitations, création d’inventaire…
  • 3 délais de transmission des archives : normal, express, urgent
  • Possibilité de livraison physique, envoi par mail ou consultation hébergée
  • Traçabilité des mouvements par scan régulier des codes-barres

PRO ARCHIVES SYSTEMES vous propose aussi un service de scan à la demande

  • Proposition de destruction des archives dont la durée légale de conservation est arrivée à échéance
  • Autorisation de destruction par des personnes habilitées
  • Destruction confidentielle avec revalorisation des déchets
  • Délivrance d’un certificat de destruction

PRO ARCHIVES SYSTEMES organise aussi l’élimination de documents stockés dans vos locaux

Nos solutions sectorielles

Chaque client a ses propres exigences et ses besoins spécifiques, c’est pourquoi nous vous proposons des solutions adaptées à votre secteur d’activité :

Nos Experts métiers joueront un rôle actif tout au long de votre projet pour aboutir à la mise en place d’une solution personnalisée sur le long terme.

Nos autres solutions



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